După finalizarea lor, formularele W-9 ale vânzătorilor, ale persoanelor independente și ale contractanților nu expiră. Cu toate acestea, IRS le cere să fie înlocuite atunci când se schimbă informații specifice, inclusiv schimbările în nume, tipul entității de afaceri sau numărul de identificare al contribuabilului. Deși nu este cerută de IRS, compania dvs. poate solicita formulare W-9 actualizate în scopul păstrării înregistrărilor exacte ale furnizorilor de servicii.
sfaturi
-
Formularele W-9 includ informații fiscale importante despre furnizorii de servicii ai companiei dvs. și nu expiră. Totuși, anumite modificări ale informațiilor pot duce la necesitatea unui nou W-9.
Scopul unui W-9
Formularele IRS W-9 sunt utilizate de întreprinderi pentru a colecta informațiile contribuabililor furnizorilor de servicii care nu sunt angajați. De asemenea, companiile financiare utilizează formularul W-9 pentru a raporta dobânzile impozabile și dividendele plătite clienților lor. Informațiile introduse în formular sunt trimise către IRS pentru a documenta plățile pe care le-a făcut întreprinderea către freelancer, contractori independenți și vânzători care au plătit mai mult de 600 USD pentru serviciile efectuate pe parcursul unui an calendaristic. IRS solicită persoanelor fizice să completeze formularul cu numele, adresa, numărul de identificare fiscală sau numărul de securitate socială și o semnătură. Furnizorii și contractanții independenți sunt rugați să precizeze numele companiei, tipul entității de afaceri, numărul de identificare al angajatului și semnătura principalului. Toți furnizorii de servicii trebuie să precizeze dacă sunt scutiți sau nu sunt scutiți de reținerea de rezervă.
Când este necesar un nou formular W-9
Pentru a se asigura că veniturile raportate de o afacere se potrivesc cu informațiile furnizate în declarațiile fiscale ale furnizorilor de servicii, IRS cere înlocuirea unui formular W-9 existent în câteva circumstanțe. Un nou W-9 este necesar în cazul schimbării numelui unei persoane, cum ar fi după căsătorie; totuși, schimbarea adresei nu necesită înlocuirea W-9. Un alt motiv ar fi dacă o afacere se schimbă de la un tip de persoană juridică la alta. De exemplu, dacă un proprietar unic se transformă într-o LLC, este necesar un nou formular W-9. În mod similar, o schimbare de la un număr de identificare al contribuabilului la un număr de identificare al angajatorului ar necesita un formular de înlocuire.
Modificări în reținerea de rezervă
IRS poate instrui o afacere să rețină un procent din venitul plătit anumitor furnizori de servicii. Aceasta se numește reținere de rezervă. Banii sunt reținute de întreprindere și trimise la IRS din motive care pot include plăți insuficiente ale impozitelor, un număr de identificare fiscală incorect sau nevalidarea unui număr de identificare fiscală. IRS cere un nou formular W-9 atunci când o afacere este ordonată să inițieze reținerea de rezervă pentru un freelancer, contractor independent sau furnizor. Formularul de înlocuire trebuie să indice modificarea reținerii din copia de rezervă de la excepție la excepție.
