Formularul Serviciului de venituri interne W-9 este folosit pentru a obține numărul de identificare al contribuabilului pentru o persoană fizică sau o corporație. Companiile utilizează acest formular pentru a obține numerele de identificare pentru furnizorii noi. După obținerea unui formular inițial IRS W-9, societăților nu li se cere să obțină formulare actualizate pentru furnizorii stabiliți; furnizorii sunt responsabili pentru furnizarea unui formular actualizat W-9 dacă anumite informații se modifică.
Actualizarea informațiilor W-9
Un furnizor este obligat să furnizeze o companie cu un nou formular W-9 dacă se schimbă numele sau TIN pentru vânzător. În plus, dacă structura de afaceri a vânzătorului își modifică cerințele de impozitare, trebuie prezentat un nou formular W-9.
Utilizarea lui W-9
IRS cere companiilor să depună un formular 1099 pentru a raporta plăți anumitor furnizori care depășesc 600 USD. Formularul W-9 asigură că societatea va avea suficiente informații pentru a face o depunere Formularul 1099, dacă este necesar.
Formularele substituite
IRS permite companiilor să utilizeze propriile formulare în locul formularului W-9 dacă solicită informații similare în mod substanțial. De exemplu, o companie poate crea propriul formular de configurare a vânzătorului și să o trimită tuturor furnizorilor noi. Acest formular ar putea include atât informațiile despre furnizor specifice companiei, cât și informațiile conținute în formularul W-9.
Formular W-9 Informații
Formularul W-9 solicită numele vânzătorului, adresa poștală, clasificarea fiscală și numărul de securitate socială sau numărul de identificare al angajatorului. Formularul W-9 sau un înlocuitor echivalent trebuie să solicite, de asemenea, vânzătorului să certifice faptul că numărul de identificare al contribuabilului furnizat este corect, că vânzătorul este un cetățean din S.U.A. și că vânzătorul nu este supus reținerii de rezervă.
Sancțiuni
Dacă o companie cere un formular W-9 de la un furnizor și vânzătorul nu reușește să se conformeze, vânzătorul poate fi supus unei penalități de 50 USD, cu excepția cazului în care eșecul se datorează unei cauze rezonabile, și nu unei neglijențe intenționate. Un furnizor poate, de asemenea, să suporte sancțiuni civile și penale dacă sunt furnizate informații false.
