Urmărirea și comandarea consumabilelor imprimantei pentru o organizație mare, cum ar fi o școală, poate fi o provocare. Fiecare model de imprimantă utilizează un tip diferit de cartuș de cerneală sau toner, iar fiecare cartuș de cerneală imprimă un număr diferit de pagini înainte ca acesta să fie înlocuit. Deși puteți urmări cartușul de cerneală prin comanda modului vechi, cu o listă generată cu hârtie și creion, crearea unei foi de calcul pentru stocarea tuturor informațiilor relevante va economisi timp și vă va permite să calculați cu mai mare eficiență cerneala în timp.
Creați o nouă foaie de calcul pentru a urmări ordonarea cartușelor de cerneală utilizând programul de calcul tabelar al computerului. Este posibil ca computerul să vină cu Microsoft Excel instalat ca parte a programului Microsoft Office. Dacă nu aveți Excel, descărcați și instalați o suită gratuită de birou, cum ar fi OpenOffice, sau utilizați un instrument online, cum ar fi Google Docs, pe care îl puteți accesa gratuit, dacă vă înscrieți pentru un cont gratuit Gmail.
Determinați ce informații doriți să urmăriți. Acest lucru va varia de la caz la caz, iar unul dintre avantajele utilizării unei foi de calcul electronice este faptul că este ușor să modificați informațiile pe care le urmăriți pe măsură ce se schimbă nevoile dvs. Pentru început, încercați să urmăriți numărul camerei în care este instalată fiecare imprimantă, tipul imprimantei, tipurile de cartușe de cerneală sau tonerul utilizat de imprimantă, cât ați plătit pentru cerneală și data la care ați comandat ultima dată cerneala de înlocuire.
Introduceți mai întâi anteturile pentru coloanele din foaia de calcul. Observați cum este configurată foaia de calcul albă. Există un rând de numere care se execută în jos pe axa verticală și un rând de litere în raport cu accesul orizontal. În prima celulă sau în rândul 1, coloana A, tastați "Număr cameră". În rândul 1, coloana B, introduceți "Modelul imprimantei". Modelul cartușelor de cerneală merge în rândul 1 în coloana C și așa mai departe, până când ați introdus un antet de coloană pentru fiecare informație pe care doriți să o urmăriți.
Alegeți prima imprimantă pe care doriți să o introduceți în foaia de calcul și începeți să introduceți numărul camerei în coloana 2 rândul A. Introduceți modelul imprimantei în coloana B rândul 2 și apoi continuați să introduceți toate informațiile relevante în coloana corespunzătoare, ultima cerneală ordonată.
Introduceți informații pentru următoarea imprimantă, pornind de la coloana A rândul 3, apoi introduceți celelalte date pentru această imprimantă în fiecare coloană corespunzătoare. Continuați să introduceți informații pentru fiecare imprimantă ulterioară într-un rând nou, până când sunt afișate toate imprimantele și informațiile despre imprimantă. Când ați terminat, salvați foaia de calcul pe unitatea hard disk a computerului.
Creați coloane de date necompletate pentru înregistrare de fiecare dată când comandați cerneală pentru o anumită imprimantă. Salvați fișierul pe hard disk când ați terminat, astfel încât să îl puteți utiliza la următoarea comandă de consumabile.
sfaturi
-
Utilizați formatarea specială pentru a evidenția informații importante sau ca ajutor organizațional. De exemplu, utilizați un font aldine pentru titlurile coloanelor și un font color pentru a grupa imprimantele din aceeași unitate organizațională. De exemplu, ați putea folosi verde pentru imprimante de la facultate, albastru pentru imprimante de utilizare pentru studenți și portocaliu pentru imprimante înființate într-o bibliotecă.
După ce a trecut ceva timp - de exemplu, un semestru sau un an școlar - suma totală cheltuită pe cerneala fiecărei imprimante în perioada respectivă. Puteți utiliza aceste informații pentru a observa dacă unele imprimante sunt folosite mai des decât altele, dacă o imprimantă este mai rentabilă decât o altă imprimantă și chiar care departamente sau săli de clasă utilizează cea mai mare cantitate de cerneală - informații care pot fi utile atât pentru reordonare cât și pentru bugetare scopuri.
