Personalul administrativ nu obține niciodată gloria sau faima, dar fără ele, locurile de muncă sunt condamnate la ineficiență și stagnare. Administratorii de calitate fac diferența în ceea ce privește eficiența celorlalți. Acestea oferă suport și se confruntă cu fluxul nesfârșit de sarcini în spatele scenei care fac ca orice companie să funcționeze.
Ce este un asistent administrativ?
Asistenții administrativi ocupă o varietate de roluri în setările de birou. Locurile lor de muncă pot intra în categoria personalului asistent, dacă sunt dedicate unui singur director sau pot fi cheia unui birou mic de succes, care se ocupă numai de apeluri, documente și alte sarcini în sprijinul întregii forțe de muncă.
Majoritatea locurilor de muncă ale asistentului administrativ implică gestionarea e-mailului, efectuarea de apeluri telefonice sau efectuarea de apeluri către clienți și alte persoane, încurcarea documentelor și gestionarea sistemelor de depozitare. Adesea, vor fi implicați în îmbarcarea noilor angajați. Aceștia pot gestiona termenele pentru birou sau pentru directorii executivi, pot face numiri și pot ține pe calendare. Ei vor face deseori întâlniri cu întreținerea programată regulat, cum ar fi asigurarea faptului că compania de apă vine pentru a curăța răcitorul de apă și alte treburi de rutină.
Detaliile finite ale unui asistent administrativ depind de companie și de persoanele pentru care lucrează. Dacă lucrează într-un birou de contabilitate, pot avea nevoie de cunoștințe de lucru în ceea ce privește procedurile contabile. Dacă sunt într-o companie post-producție de televiziune, vor trebui să cunoască filmul și producția de televiziune lingo. Pentru o companie de publicitate, ei vor trebui să aibă cunoștințe de bază despre cumpărarea de anunțuri și despre relațiile cu reclamele și clienții.
Asistența administrativă poate fi o modalitate excelentă de a obține o imagine de ansamblu asupra a ceea ce face o companie și este posibil să lucrați în alte locuri de muncă sau să vă simțiți pentru ce roluri se potrivește cel mai bine. Pe de altă parte, există asistenți administrativi în carieră care iubește ofertele variate și ritmul rapid pe care îl aduce angajamentul în zilele lor.
Care sunt sarcinile asistentilor administrativi?
Este posibil să obțineți un loc de muncă de asistent administrativ, cu o diplomă de liceu, dar un colegiu îi ajută, mai ales pentru locurile de muncă sub conducere. Mai importante sunt abilitățile specifice locului de muncă, cum ar fi o bună comunicare, atât în scris, cât și în timp ce vorbim, deoarece sunt implicate atât de multe e-mailuri și manipulare telefonică. Adesea, administratorii trebuie să aibă tact bun și diplomație, deoarece vor avea nevoie să se ocupe de clienții răi sau să fie partidul neutru dintre personalul de la biroul lor. Dar toate abilitățile lor de comunicare vor fi dezbătute dacă nu sunt ascultători buni cu un cap pentru detalii.
Competențele de calculator sunt o necesitate, inclusiv cunoașterea modului de utilizare a programelor precum Microsoft Word, Excel și Outlook. Introducerea datelor poate fi o sarcină necesară, fiind capabilă să stăpânească rapid toate programele pe care le utilizează compania, cum ar fi gestionarea bazelor de date sau aplicațiile de colaborare în echipă, va ajuta un administrator să reușească în rolul lor.
Înțelegerea tuturor aspectelor legate de trimiterea prin poștă va fi de obicei necesară și poate presupune cunoașterea modului în care se află USPS pentru a gestiona mașinile poștale de zi cu zi și de lucru, dar de asemenea cunoaște sistemele de curierat precum FedEx, UPS și chiar cum să chemi curieri cu biciclete locale.
Obligațiile administrative mai puțin glorioase implică menținerea biroului bine aprovizionat cu provizii. De la hârtie la cerneală și stilouri, aceste lucruri reprezintă coloana vertebrală a unui birou care funcționează bine și este domeniul asistentului de administrator. De asemenea, se ocupă de întreținerea și întreținerea echipamentului de birou, cum ar fi copiatoare, computere și multe altele. Ei nu vor avea nevoie neapărat să remedieze aceste lucruri, dar o mică rezolvare a problemelor merge departe, iar restul timpului ei pot apela departamentul IT sau pot ajunge la repararea oamenilor.
Care sunt calitățile necesare personalului administrativ?
Având un comportament profesionist și aspectul care se potrivește cu imaginea companiei merge mult în acest loc de muncă, deoarece asistenții administrativi sunt adesea "fața frontală" a unei companii sau prima impresie pe care o primim de un executiv în timp ce lucrează la aceste birouri.
A fi organizată este critică. Gestionarea tuturor acestor programe, returnarea apelurilor, emiterea de note, actualizarea foilor de calcul, menținerea sistemului de evidență - toate necesită abilități organizaționale bune și capacitatea de a rămâne pe mai multe lucruri în mod continuu. În ceea ce privește, desigur, abilitățile de gestionare a timpului, deoarece termenele limită sunt constante, iar dacă un contract este trimis prea târziu sau dacă un apel nu este returnat prompt, poate provoca prăbușiri de afaceri neprețuite.
A fi minunat la munca în echipă este critică, pentru că asta este rolul personalului de suport, dar lucrează singur. Este esențial să rămâi în fruntea proiectelor și să fii un auto-starter, și este obligatoriu să faci acest lucru într-un mediu agitat cu întreruperi constante. Zilele sunt pline de apeluri, de oameni care au nevoie de ajutor și de sarcini pop-up care necesită soluții imediate, dar există încă proiectele în curs de desfășurare, care au nevoie și de completare, iar personalul de administrare trebuie să exceleze la ambele.
Ce seturi de calificare sunt valoroase?
Dincolo de competențele de zi cu zi necesare pentru o carieră de succes în activitatea de suport administrativ, există multe alte abilități care pot separa unul de pachet și le pot oferi un avantaj în ceea ce privește locurile de muncă de administrare mai plăcute și mai greu de administrat.
Fiind bilingv sau multi-lingual este o abilitate fantastică de a avea. Cunoașterea spaniolă, germană, chineză, indiană sau alte limbi comune în afaceri naționale sau internaționale poate face un administrator extrem de valoros, iar aceste roluri plătesc de multe ori și mai mult.
Unele alte abilități potențial valoroase includ cunoașterea mediilor sociale, având cunoștințe de bază în contabilitate, calificarea în scris a rapoartelor și analizarea datelor și înțelegerea legală a legilor și a contractelor.
În cele din urmă, asistenții administrativi ar trebui să caute locuri de muncă în zonele de carieră de interes pentru ei. Cineva care iubește legea ar trebui să lucreze într-un birou de avocatură, deoarece va trebui să învețe puțin despre profesie pentru a-și desfășura activitatea în mod eficient. De asemenea, o persoană care nu-i place medicamentul nu ar trebui să aspire să lucreze în cabinetul medicului. Cu cât știm mai multe despre afacerea desfășurată la locul de muncă, cu atât sunt mai valoroase ca ei să devină asistent și cu atât mai mari vor fi șansele de a fi promovați.
Ce câștigă Asistenții Administrative?
Asistența administrativă ocupă un loc foarte variat, iar compensațiile cresc în funcție de sfera responsabilităților de serviciu, de experiența lor și de vechimea celor pe care îi asistă. Deci, un asistent de administrare pentru un birou mic va câștiga mai puțin de unul pentru o divizie cu o rată mare de câștig, cu ritm rapid al unei case de publicitate, și ambele vor câștiga mai puțin decât un administrator administrativ executiv care lucrează exclusiv pentru un CEO.
Potrivit Indeed.com, atunci când a fost mediatizată salariile oferite în listele de locuri de muncă pentru octombrie 2018, au primit asistenți de administrare la nivel de intrare $13.05 pe oră sau aproximativ $28,000 anual. Pe de altă parte, Salary.com raportează că un asistent administrativ junior cu experiență câștigă, în medie, $40,588, din septembrie 2018. Același site raportează salariul mediu pentru un asistent administrativ al CEO-ului $77,913, dar salariile de top, incluzând pachetele de beneficii, au crescut la fel de mult $95,219.
Viitorul asistentilor administrativi
Tehnologia se schimbă rapid, făcând viața noastră mai productivă, mai organizată și mai rapidă decât oricând. S-ar putea crede că acest lucru amenință funcțiile asistentului administrativ al viitorului, dar nu este cazul. De fapt, în anumite privințe, le oferă și mai multe oportunități.
Astăzi, "asistenții virtuali" reprezintă o carieră în creștere. Abilitatea de a lucra de la distanță și a fi în contact prin telefon și video cu angajatorii lor face posibil ca asistenții să lucreze pentru oameni din întreaga lume. Aceasta este o oportunitate crescândă de carieră pentru cei care doresc să lucreze din țară sau din străinătate. Unele VA funcționează direct pentru companii, unele sunt angajate de terți și mulți sunt acum independenți și lucrează cu jumătate de normă pentru doi sau mai mulți angajatori pe săptămână. A fi un VA de succes necesită chiar mai mult de auto-start și diligență, deoarece de lucru de la distanță înseamnă că trebuie să rămână motivat pe propria persoană.
De asemenea, în birourile tradiționale, asistenții administrativi nu au de ce să se teamă - locurile lor de muncă vor continua să fie cheia succesului vreunui loc de muncă. Ceea ce se poate schimba este nivelul de competență informatică pe care se presupune că le au ca automatizare, iar încrederea digitală continuă să crească, astfel încât cei care stau pe trenduri și tehnologii vor avea un avantaj față de colegii lor.
