Există momente în care trebuie să schimbați descrierea postului unui angajat sau când trebuie să alocați o sarcină specifică unui angajat pentru un proiect special sau pentru o perioadă limitată de timp, cum ar fi perioada de concediu a unui alt angajat sau concediul de absență. Indiferent de circumstanțe, comunicarea este un element important de atribuire a muncii. Comunicarea poate face diferența dintre performanța excelentă și locul de muncă incomplet.
Determinați motivele pentru atribuirea muncii angajaților dvs. Procesul de atribuire a lucrărilor este diferit pentru reproiectarea unei descrieri a postului decât pentru atribuirea sarcinilor pentru un proiect de echipă. Reproiectarea unei descrieri a postului este relativ ușoară deoarece aveți o pânză necompletată de la care să începeți atribuirea sarcinilor. De exemplu, dacă trebuie să alocați o activitate pentru un asistent executiv, efectuați cercetări privind obligațiile tipice ale unui asistent superior. Pe de altă parte, dacă echipa dvs. lucrează la un anumit proiect, stabiliți ce sarcini fac parte din proiectul total și determinați resursele angajaților disponibile pentru dvs.
Inventați abilitățile, experiența și capacitățile angajaților dvs. În plus, întrebați angajații despre experiența lor de muncă anterioară și despre interesele profesionale. Potrivit Media Women, delegarea necesită în mod eficient atenția asupra setului de competențe al unui angajat. Acesta afirmă: "Asigurați-vă că delegați la cineva care poate finaliza cu succes sarcina la îndemână." Aceasta este oportunitatea dvs. de a motiva angajații care doresc să-și demonstreze capacitățile și să-și îmbunătățească valoarea pentru organizație.
Construiește o listă de sarcini. Utilizați recenzia dvs. de CV-uri, aplicații și contribuția angajaților pentru a determina cine are abilitățile necesare pentru a efectua munca. Dacă aveți doi sau mai mulți angajați care sunt la fel de calificați și au un interes în realizarea aceluiași loc de muncă, dezvoltați o cale de împărțire a responsabilităților astfel încât un angajat să nu fie favorizat deasupra celuilalt.Dacă există doar mici diferențe în calificările angajaților, luați în considerare alocarea acestuia celui mai bine calificat angajat și desemnarea unui supleant în cazul în care un singur angajat nu poate îndeplini sarcina.
Elaborați o metodă de comunicare care explică munca atribuită, calificările și așteptările necesare. Acesta este cel mai important pas în atribuirea sarcinilor de serviciu, prin urmare comunicarea dvs. trebuie să fie clară și trebuie să abordeze fiecare element al lucrării. Rezultatele așteptate și așteptările pentru locuri de muncă fac parte din standardele dvs. de performanță. Standardele de performanță sunt măsurătorile pe care le utilizați pentru evaluarea performanțelor. Un exemplu de standard de performanță pentru munca atribuită ar putea fi "Utilizați Microsoft Access pentru a introduce 100 de înregistrări de vânzări pe săptămână cu o precizie de cel puțin 98%". Folosind acest exemplu, atribuiți o nouă sarcină, precum și stabilirea unui standard de performanță care să fie inclus în evaluarea performanței angajatului.
Discutați noua sarcină cu angajatul. Fiți pregătit să răspundeți la întrebări cu privire la modul de îndeplinire a sarcinii, la termenele și la care angajatul ar trebui să îndrepte orice întrebare cu privire la misiune. Aceasta face parte din metoda dvs. de comunicare. Trebuie să puteți explica pe deplin sarcina, de ce este important pentru organizație, ce competențe sunt necesare și cum angajatul beneficiază de asumarea noii sarcini. Angajații care sunt interesați de dezvoltarea carierei sau de îmbunătățirea abilităților sunt interesați să învețe cum beneficiază de acceptarea noilor responsabilități.
