Folosirea memorandumurilor angajaților pentru a solicita voluntari pentru planificarea festivităților de birou este o modalitate bună de a implica mulți lucrători și de ai face să se simtă inclusi în echipa de birouri. Folosirea eficientă a voluntarilor angajați poate face ca evenimentele cum ar fi petrecerile de Crăciun să se desfacă fără nici un efort. Memorizările se asigură, de asemenea, că un mesaj sau un anunț ajunge la toți destinatarii vizați. Când vă planificați petreceri de Crăciun și alte evenimente de birou, trebuie să vă asigurați că toți cei invitați să participe la acest program sunt conștienți de dată și de timp.
Elementele de care aveți nevoie
-
Lista potențialilor voluntari angajați
-
Informații de contact pentru toți potențialii voluntari
-
Data, locația și ora evenimentului
-
Lista cerințelor privind timpul și obligațiile de voluntariat
Determinați tipul de petrecere de Crăciun pe care îl va avea biroul dvs. Decideți dacă evenimentul va avea loc la birou sau în afara acestuia. Stabiliți un buget. Determinați numărul de persoane care vor fi invitate, inclusiv soții sau invitații angajaților. Decideți dacă se va servi alcoolul și dacă veți oferi băuturi gratuite sau un bar de numerar. Mențineți o listă detaliată a parametrilor petrecerii pentru a ghida voluntarii în stabilirea acestora.
Determinați câți voluntari ai angajaților veți avea nevoie pentru a organiza și a facilita petrecerea. În majoritatea cazurilor, cel puțin 10 voluntari vor fi obligați să acopere toate funcțiile. Alegeți un lider de voluntariat pentru a supraveghea ceilalți angajați voluntari. Discutați detaliile organizației direct cu voluntarul principal. Asigurați-vă că fiecare voluntar potențial are timpul și capacitatea de a participa înainte de alocarea rolurilor.
Creați o notă pentru toți potențialii voluntari prin care vă declarați nevoia de ajutor la birou. Furnizați numele angajatului pe care l-ați selectat pentru a acționa în calitate de legătură voluntară. Asigurați-vă că toți voluntarii înțeleg că pe lângă dvs. o persoană suplimentară va fi disponibilă pentru a lucra prin logistica organizării petrecerii. Rugați-i pe toți destinatarii de note să vă contacteze în decurs de o săptămână, pentru a vă informa dacă se pot angaja voluntar. Mențineți o listă cu toți cei care au acceptat să vă ajute.
Trimiteți oa doua notă persoanelor care s-au oferit voluntar. Atribuiți sarcinile și responsabilitățile partidului unor persoane sau grupuri mici. De exemplu, plasați un grup responsabil pentru selectarea meniului alimentar; un al doilea grup responsabil de invitații în circulație; un al treilea grup care se ocupă de decorațiuni, favoruri de partid și cadouri. Continuați împărțirea sarcinilor până când sunt acoperite toate aspectele petrecerii. Este posibil să trebuiască să înscrieți voluntari suplimentari dacă petrecerea dvs. este mare, formală sau mai complexă decât o adunare ocazională în birou.
În cel de-al doilea memorandum, anunță un program de reuniuni ale comitetelor de voluntari, săptămânal sau lunar, pentru organizare și pregătire. Programați prima întâlnire cu cel puțin patru până la șase luni înainte de eveniment. Acest lucru va contribui la asigurarea faptului că niciun detaliu nu este trecut cu vederea și că toți voluntarii își înțeleg responsabilitățile și angajamentele legate de timp. Programați întâlnirile în timpul timpului companiei, la fața locului, dar asigurați-vă că acestea nu vor avea un impact negativ asupra activității zilnice a voluntarilor. Cereți tuturor voluntarilor să vă informeze dacă vor participa la întâlnirea de lansare.
Utilizați note de memorie pentru a urmări în mod regulat cu toți voluntarii pe parcursul procesului de planificare. Menționați în fiecare notă ceea ce a fost discutat la ultima întâlnire și ce va fi discutat la următoarea întâlnire. Cereți voluntarilor să comunice cu întregul grup dacă au idei, sugestii, întrebări sau preocupări, astfel încât toată lumea să fie pe deplin conștientă de modul în care procesul de planificare progresează.
Înainte de eveniment, trimiteți o notă fiecăruia din birou sau companiei dvs., mulțumindu-i voluntarilor angajați pentru munca lor în pregătirea petrecerii. Această expresie a recunoștinței este importantă pentru voluntari.
sfaturi
-
Utilizați limba de afaceri tradițională atunci când redactați note, chiar și pentru evenimente distractive, cum ar fi petreceri de Crăciun. Evitați să utilizați termeni de slang, profanitate și limbaj discutabil atunci când compuneți note.
Avertizare
Nu permiteți voluntarilor să folosească întâlniri de planificare a petrecerilor ca scuze pentru a evita obligațiile de lucru de zi cu zi.
