Fiecare alegere făcută atunci când conduceți o afacere poate influența linia de jos, dar uneori schimbarea este forțată întreprinderilor, iar deciziile devin despre încercarea de a face tot ce este mai bine dintr-o situație proastă. În aceste situații, proprietarul de afaceri pragmatic face cercetări pentru a vedea ce consecințe s-ar putea dezvolta și cum reacțiile diferite pot modifica rezultatul. Pentru a face acest lucru, utilizează analiza de impact.
Ce este analiza impactului?
Analiza de impact este proverbialul "înainte de a sări", "ce dacă", care oprește o mișcare proastă care poate veni de la reacțiile de genunchi pentru a se schimba.
Dacă un aspect al afacerii dvs. este întrerupt, care sunt consecințele? Cum vă va afecta echipa, bugetul, profitul, pierderile și viitorul dvs.? Analiza impactului este o modalitate formală de colectare a datelor și presupunere în sprijinul argumentelor pro și contra în orice schimbare sau întrerupere a afacerii dvs. O analiză bună a impactului vă va ajuta să identificați strategiile de recuperare, metodele de prevenire sau mijloacele de diminuare a impactului asupra afacerii.
Întreruperile pot veni în mai multe forme - de la inundații după un uragan până la ceva mai simplu, ca un magazin de încredere în închiderea furnizorilor. Dacă întreruperea este mare sau mică, toate au un impact. Însă, în mod tradițional, analiza impactului a fost considerată drept "managementul continuității afacerii", un pas necesar pentru recuperarea în caz de catastrofe, în care se simt impacturi mai semnificative.
De ce trebuie să faceți o evaluare a impactului asupra afacerii
Analiza de impact este, de obicei, finalizată atunci când există un impact negativ sau dificultăți care trebuie confruntate și soluții găsite, adesea în caz de dezastru sau alte efecte bruște și neprevăzute. Recuperarea de la astfel de probleme poate fi adesea realizată în mai multe moduri, dar dacă nu se cunoaște întinderea completă a consecințelor, este posibil să nu existe o bază bună pentru a face rezoluții. Analiza are rolul de a schimba șansele oferind o înțelegere generală mai bună înainte de a lua măsuri.
Adesea, schimbarea neprevăzută este forțată unei afaceri, ceea ce înseamnă că nu a existat nici o pregătire pentru aceasta. Poate că legile civice se schimbă în ceea ce privește ora de lucru sau zonarea traficului. Poate o schimbare de locație este necesară după o creștere neașteptată, drastică a contractului de leasing sau un dezastru masiv de instalare. Poate că lanțul de aprovizionare a fost întrerupt.
În toate aceste cazuri, analiza impactului poate ajuta managementul să înțeleagă costurile reale ale situației în care se află și cum să avanseze.
Este minunat faptul că analiza impactului ajută în aceste situații, dar este un instrument util că nu ar trebui să fie retrogradat pentru a fi utilizat doar în situații de urgență. Ori de câte ori orice schimbare majoră stă înainte de o afacere, analiza impactului poate contribui la claritatea înainte de a lua decizii cu impact.
În cele din urmă, de ce aveți nevoie de evaluări ale impactului asupra afacerilor, ajungeți la realitatea că impactul se simte adesea doar în linia de jos. Acestea afectează marca, încrederea, loialitatea, reputația și alte aspecte care nu sunt negru și alb, care pot avea consecințe de lungă durată.
Ce să urmăriți într-o analiză a impactului
Evaluarea impactului ar fi mai ușoară dacă ar fi vorba doar de bani, dar există o mulțime de eforturi în ceea ce privește schimbarea și recuperarea în caz de dezastru cu compania dvs.
Deși o analiză a impactului asupra afacerii ar trebui să fie oarecum cuprinzătoare, este important să nu treceți peste bord și să creați o mulțime de categorii de evaluare. Prea multe date răspândite prea subțire pot afecta apele.
În schimb, luați o imagine de ansamblu care împarte impactul între efectele "cantitative" și "calitative". Cantitatea este ceva care afectează profitul și pierderea dintr-o perspectivă de bani în bani. Astfel, aceasta ar include pierderea veniturilor, majorarea cheltuielilor de exploatare și orice sancțiuni, amenzi sau sancțiuni suferite ca urmare a impactului. Evaluarea calitativă se referă mai mult la restul acesteia - cum afectează clientul, modul în care acesta schimbă sentimentul pentru marcă, orice prejudiciu sau credit pentru reputația companiei și chiar dacă facturile pot fi plătite prompt pentru a menține o bună poziție cu furnizorii.
Vor exista categorii evidente care ar trebui să includă aproape orice evaluare a impactului, cum ar fi creșterile cheltuielilor de funcționare, pierderile de venituri și daunele de marcă sau reputație. Dar alte domenii studiate ar trebui să reflecte misiunea de bază a companiei.
De exemplu, să presupunem că este un birou de medic care a suferit un inundații. Poate că biroul ar putea rămâne deschis în ciuda daunelor, dar dacă va cauza poluarea cu particule în aer sau ar compromite căldura sau confortul zonei de așteptare, atunci este important să se ia în considerare siguranța și securitatea pacienților. Asta e și impactul. Dar închiderea pentru prea mult timp și amânarea serviciilor ar putea fi periculoasă pentru unii clienți - totuși acest factor s-ar schimba impactul în timpul, de exemplu, lunile de vară când mulți pacienți sunt în vacanță versus noiembrie, când toată lumea se întoarce la locul de muncă și școală ca sezonul de gripă se dezlănțuie.
Parametrii de analiză a impactului variază foarte mult în funcție de tipul de afacere implicat, deci este important să înțelegeți ce factori externi pot influența modul în care afacerea dvs. specifică se dezvoltă sau nu. Știind acest lucru, alegeți trei sau patru categorii pentru fiecare evaluare cantitativă și calitativă a impactului și faceți în mod corespunzător note detaliate. În acest sens, asigurați-vă că utilizați date actuale sau recente și colaborați cu alți manageri sau personal pentru observațiile sau înțelegerea lor, deoarece acestea pot fi utile pentru strategizarea dvs.
Trei categorii de impact principal
Dacă suferiți un impact asupra afacerii, va fi probabil una dintre cele trei categorii:
- Una este o pierdere care afectează o clădire sau un magazin, care ar putea fi cauzată de incendii, dezastre, daune de apă și alte situații care provoacă daune suficiente pentru întreruperea afacerii.
- Două sunt întreruperile de date și tehnologii în care ați pierdut sistemele informatice sau ați avut defecțiuni majore în tehnologie sau mașini care vă ajută să vă desfășurați activitatea zilnică.
- Trei este o pierdere a personalului și a altor resurse care ar putea fi cauzate, de exemplu, de boală răspândită sau de efectul unei greve de tranzit care este în desfășurare.
Efectuarea de evaluări de impact non-emergente
Uneori, efectuarea unei analize a impactului după dezastru este ca învățarea cum să înoți după căderea unei barci - nu este ideală.
Efectuarea evaluărilor de impact înainte de dezastre se întâmplă este un fel de conducere în condiții de siguranță, în cazul în care ar trebui să fie întotdeauna conștient de ceea ce conducătorul auto două mașini în fața dvs. este de a face, nu doar cea din fața ta. Te pregătește, deci ești gata să acționezi dacă se întâmplă lucruri.
Înțelegerea unor aspecte precum costul și impactul posibilelor întreruperi, cum ar fi inundațiile și răsturnarea lanțului de aprovizionare, vă permite să creați planuri de urgență pentru a putea acoperi acțiunea, în loc să vă imaginați unde stați. Pentru companiile mai mari, analiza impactului preventiv poate salva ziua în cazul în care lucrurile merg de-a lungul drumului. Cazuri precum inundațiile, furtunile de gheață și problemele furnizorilor pot fi planificate în avans, iar analiza impactului poate ajuta.
Adesea, impactul se produce cu un avertisment. Poate că un furnizor a dat dovadă că nu este în măsură să vă ofere o anumită marcă de produs sau un fel de serviciu pe care ați devenit dependent. Prin efectuarea unei evaluări a impactului asupra afacerii, este posibil să știți ce acțiuni sunt ideale dacă această schimbare se întâmplă. Poate că îți dai seama că nu poți accepta schimbarea menționată, ca să poți obține un nou furnizor și eventual să negociezi cu ei. Poate că aflați că furnizorul dvs. de încredere găsește o alternativă, astfel încât să puteți evalua dacă acest lucru va funcționa pentru dvs. și clienții dvs.
Navigarea în evaluările impactului de urgență
Impacturile reprezintă amenințări la adresa afacerii dvs. și planurile de pregătire a amenințărilor fac parte din faptul că sunteți proprietarul unei companii inteligente. Dar dacă ceea ce ei numesc un "eveniment de lebădă neagră" - ceva ce nu poate fi prevăzut, ceea ce este complet imprevizibil și neașteptat? Cum ridici piesele și înțelegeți ce este cu adevărat în joc?
Dincolo de evenimentele lebedelor negre, celelalte opțiuni sunt că vă confruntați cu o criză cunoscută și pregătită, sau este ceva cunoscut, dar nepregătit.
Indiferent de situație, va trebui să acoperiți acțiunea. Veți avea nevoie de oameni fermi la cârma, astfel încât să vă puteți da seama ce să faceți în continuare.
Toate aceste situații înseamnă că timpul este critic și sunt necesare acțiuni pentru a reduce pierderile de venituri și pentru a împiedica întreruperile în afaceri să fie mai lungi decât este necesar. Având sisteme în loc pentru a face backup de date off-site-ul pentru a menține accesul la lucruri cum ar fi furnizorii, personalul și alte contacte pe care le veți avea nevoie în timpul recuperării impactului, puteți deveni și funcționează considerabil mai repede.
În situații grave, știți că unii experți fac acest lucru pentru viață. Contactarea unei companii de gestionare a crizelor de afaceri vă poate ajuta să obțineți șocul inițial și să formulați un plan de acțiune mai rapid pentru a face triaj. Poate fi costisitoare, dar va trebui să cântăriți asta în raport cu costurile suplimentare care ar putea fi suferite dacă ați plecat încercând să vă dați seama de unde să începeți singuri.
Impact Analysis: Un studiu de caz
Iată un exemplu de situație non-emergentă care beneficiază de o analiză a impactului înainte de a reacționa la vesti proaste.
Imaginați-vă că rulați o cafenea într-un colț aglomerat. Vestea că autoritățile regionale de tranzit au aprobat o nouă linie de autobuze pentru a rula în paralel cu fața magazinului. Planurile de lucru privind planurile de construcție de la suprafata se pot desfășura în diferite grade, timp de doi ani. Înseamnă că va exista o barieră metalică pe ambele părți ale străzii pentru o mare parte a timpului, blocând traficul pe străzi de peste o milă. Aici și acolo, pietonii vor putea să treacă, dar nu și mașinile; dar chiar și pietonii se vor lupta. Întreaga zonă este așteptată să sufere o pierdere de afaceri, iar multe dintre companiile dvs. se gândesc să se mute.
Deci, dilema este că rămâi sau mergi? Dacă rămâneți, în doi ani veți avea o primă vitrină cu afaceri mai probabile decât ați avut vreodată, deoarece va fi un hub de tranzit. Oprirea va fi acolo, iar un nou supermarket de destinație va fi finalizat construcția peste drum. Dar între timp, veți avea o pierdere dramatică în afaceri. Nu mai există oameni care să se oprească pentru cafea și foarte puțini oameni dincolo de barieră. În ce măsură va suferi afacerea dvs.?
Pe de altă parte, mișcarea ar fi costisitoare. Ar trebui să faceți o analiză a locației, să obțineți permise și chiar cărți de vizită și cărți de vizită noi. Ați pierde clientela pe termen lung care se bazează pe dvs. din confort sau obișnuință. Ar trebui să comercializați într-un cartier nou. Ar exista costuri de construcție. Pe de altă parte, rămânerea în locul în care vă aflați ar însemna păstrarea localnicilor locali - patronii dvs. de bază - și probabil câștigând patronajul celor care lucrează pe linia de autobuz. Când lucrarea crește, iar afacerile încetinesc în timpul verii, puteți revitaliza magazinul, deoarece afacerile ar fi în pierdere oricum, iar în doi ani veți avea o privire proaspătă la timp pentru noi patroni.
Aici, o analiză de impact vă oferă o idee fermă despre ceea ce pierdeți în comparație cu ceea ce câștigați din ambele scenarii. Poate că vă decideți câștigurile în mișcare să nu depășească costurile pentru a face acest lucru și de ședere face cel mai mult sens. Acum puteți forma o strategie. Negociați cu proprietarul pentru o reducere de închiriere pentru a nu părăsi în timpul construcției, plus ciment o afacere bună pe un termen lung de închiriere pentru viața post-autobuz de viață. Poate reduce orele, reduce personalul și ajustează bugetul. Cu un magazin mai puțin agitat, ar fi momentul perfect pentru a face mai multă acțiune comunitară sau pentru a începe acea noapte deschisă pe care ați gândit-o întotdeauna, permițându-vă să plantați semințele pentru mai multe afaceri atunci când se termină construcția.
Analiza impactului este o gestionare inteligentă
În timp ce analiza impactului poate fi inițial născută din recuperarea în caz de dezastru, realitatea este că poate fi folosită și pentru a preveni deciziile dezastruoase. Modificările pe care le-ați angajat conduc doar la câștiguri minime în timp ce costă bani pentru implementare? Vor suferi brandul și reputația dvs., contracarând orice economii financiare pe care aceste schimbări ar putea să le aibă?
Folosind această ocazie pentru a analiza cu mai multă atenție consecințele și plățile de la efectuarea de schimbări în afacerea dvs. sau folosind analize pentru a atenua impacturile nedorite, puteți descoperi beneficii neașteptate - sau evitați să comportați o situație deja nefericită. În orice caz, analiza impactului este doar o altă arma inteligentă în arsenalul oricărui proprietar sau manager de afaceri bine pregătit.
