Sistemele de arhivare au evoluat de-a lungul anilor de la depunerea documentelor în cutii la programe software sofisticate, care stochează fișierele electronice din vedere. Deși puteți alege o varietate de astăzi, toate sistemele de arhivare împărtășesc un obiectiv principal: gestionarea eficientă a înregistrărilor. Cu diferite sisteme de depozitare disponibile, este important să luați în considerare caracteristicile fiecăruia pentru a selecta cea mai potrivită. Cele mai comune sisteme de depozitare sunt ușor de implementat și oferă un mijloc de gestionare eficientă a fișierelor.
Alphabetic Filing
Depunerea alfabetică este cel mai frecvent sistem de înregistrare pentru mai puțin de 5.000 de înregistrări. Depunerea în ordine alfabetică este un sistem în care aranjați fișierele după numele persoanelor, întreprinderilor, instituțiilor, agențiilor, subiecților, subiectelor sau locațiilor geografice, în funcție de ordinea dicționarului. Acest sistem este eficient pentru fișierele cu nume de clienți sau clienți. În cazul depunerii subiecților, folosiți un index relativ. Indexul este o listă în ordinea alfabetică a numelor de subiecte alese pentru a reprezenta fiecare subiect. Faceți referință la indexul relativ pentru a afla ce nume de subiect să înregistreze înregistrarea sub.
Depunerea numerică
În configurarea unui sistem numeric de arhivare, aranjați fișiere în ordine succesivă utilizând numerele direct din înregistrare sau un număr alocat. Majoritatea sistemelor utilizează un index pentru a prelua fișierele. Un sistem numeric de depozitare crește productivitatea datorită vitezei sporite de depunere și localizare a unui fișier.De asemenea, oferă o identificare precisă și permite o mai mare confidențialitate. Este capabil de extinderi infinite și îl puteți folosi pentru mai mult de 5.000 de înregistrări, spre deosebire de sistemele de alfabetizare.
Alpha - înregistrare numerică
Depunerea alfanumerică utilizează o combinație de nume și numere. În mod obișnuit, utilizați acest tip de sistem de înregistrare cu nume și numere de subiecte. Aranjați fișiere în funcție de diviziuni alfabetice sau titluri de subiect, apoi după categorii de număr. Este necesar să se utilizeze un index relativ pentru fișierele alfanumerice. Indicele va afișa codurile numerice atribuite fiecărei diviziuni alfabetice.
Sisteme de depozitare fără hârtie
Sistemele de depozitare fără hârtie devin comune pentru multe companii și case. Rezolvă nevoia de spațiu fizic de stocare și problema informațiilor pierdute sau deplasate. Un sistem de depozitare fără hârtie permite accesul partajat în mai multe departamente. Deși accesul partajat oferă acces la cerere la cerere, puteți seta drepturi de utilizator pentru a vizualiza, edita, crea sau șterge fișiere pentru a controla accesul. Tipurile de sisteme de depozitare fără hârtie includ programe software simple, servere de documente și sisteme de gestionare a documentelor.
