O matrice de distribuție a documentelor vă oferă o referință vizuală pentru a determina cum să comunicați cu o gamă largă de persoane. Aceste matrice sunt utile în mediul de afaceri, școală și orice altă organizație care comunică prin documente tipărite sau computerizate. Instrumentele de calcul tabelar computerizat, cum ar fi Excel, Numere, 1-2-3 sau Calc, sunt cele mai bune instrumente pentru crearea unei matrice de distribuție a documentelor, dar puteți folosi orice software care vă permite să creați tabele. Dacă organizația dvs. este mică, este posibil să vă desenați manual matricea.
Lansați un nou registru de lucru în programul dvs. de calcul tabelar sau configurați o nouă tabelă într-un program de procesare text. Foile de calcul tabelar pot gestiona mai multe date decât tabelele, deci alegeți formatul dacă aveți opțiunea.
Afișați fiecare tip de document pe care îl utilizați pentru organizația dvs. pe rândul de sus al foii de calcul, începând din a doua coloană. Tipurile de documente pentru o matrice generală pot include calendare, minute de întâlnire, rapoarte privind câștigurile și buletine speciale. Dacă matricea dvs. este pentru un anumit proiect, listați documentele individuale legate de proiect, și nu categoriile de documente. De exemplu, o matrice de documente de construcție ar putea enumera elemente cum ar fi desene electrice, desene arhitecturale, elevații și copii ale permiselor specifice.
Afișați toți membrii întreprinderii sau organizației dvs. în prima coloană din partea stângă a foii de calcul, pornind de la al doilea rând. Întrebați oamenii în categorii, dacă este cazul. De exemplu, într-o matrice de afaceri mică, categoriile ar putea fi "Management", cu toți membrii personalului de conducere enumerați în ordine alfabetică sub categoria "Angajați" cu cele listate în ordine alfabetică de mai jos, "Clienți" cu cele listate în ordine alfabetică și "Marketing" contactele dvs. de marketing externe enumerate.
Verificați rândul și coloana antetului pentru a vă asigura că ambele liste sunt complete. În cazul în care facilitează vizualizarea matricei, adăugați umbrirea la rândurile categoriei membre, astfel încât să aveți o pauză între tipurile de persoane care primesc documentația.
Lucrați în jos prima coloană a documentului, care va fi Coloana B în cele mai multe programe de calcul tabelar, și plasați un "e" în celula de lângă numele oricărei persoane care ar trebui să primească documentul în format electronic. Plasați un "p" în celulă lângă orice persoană care ar trebui să primească o copie pe suport de hârtie a acelui document. Dacă o persoană nu ar trebui să primească acest document, lăsați celula de lângă numele său necompletat. Dacă nevoile dvs. sunt mai complexe, modificați notația pentru a se potrivi organizației dvs. De exemplu, puteți introduce "2 copii pe hârtie" sau "p-2" pentru a indica mai multe copii. Atâta timp cât toată lumea din organizația dvs. înțelege notația, utilizați orice metodă care funcționează pentru dvs.
Repetați procesul pentru fiecare coloană, redând lista pentru a marca hârtia și copii electronice. Acest lucru completează matricea de distribuire a documentelor.
Creați hyperlink-uri din foaia de lucru pentru matricea de distribuție a documentelor în baza de date cu informații de contact, dacă este posibil. Acest lucru vă va permite să faceți clic pe un nume din matrice pentru a deschide informațiile de contact ale persoanei respective, astfel încât să puteți trimite cu ușurință copii electronice sau pe hârtie. Verificați fișierul "Ajutor" al programului de calcul tabelar pentru a afla cum să faceți acest lucru.
sfaturi
-
De asemenea, puteți utiliza matrice de distribuire a documentelor pentru a înregistra unde sunt stocate documentele dvs. În acest caz, listați documentele din prima coloană și locațiile de stocare din partea de sus, cum ar fi "serverul Web", "dulapul de depozitare principal 1 al biroului", "computerul recepției" și așa mai departe. Plasați un "X" în celulă unde se întâlnesc coloana titlului documentului și a locației de stocare.
