E-mailul este o parte esențială a multor locuri de muncă și a afacerilor. Comunicările prin e-mail de afaceri fac o impresie aproape la fel de importantă ca comunicările față în față și pot dura mai mult. E-mail-ul de afaceri ar trebui să reflecte întotdeauna profesionalismul și să aibă un scop de afaceri. Este ușor să intrăți în obiceiurile de e-mail proaste, astfel încât conștientizarea constantă și vigilența cu privire la verbiajul de e-mail sunt necesare și vitale pentru o imagine de afaceri profesională.
Domeniul temei
Câmpul subiect este la fel de important ca și corpul e-mailului. Este un profesionist care se îndreaptă spre mesajul dvs. de e-mail și are nevoie de cuvinte care reflectă acest lucru. Utilizați gramatica corectă în câmpul subiect fără nicio rubrică greșită și folosiți literele mici și majuscule corespunzătoare. Transmiteți scopul e-mailului dvs. într-o frază scurtă, concisă. "Despre Proiectul Winfield", "Cum să te întorci la tine în legătură cu contul tău", "Întrebări despre software-ul de timp și de participare" sunt exemple de linii de subiect pentru mesajele de e-mail. Nu utilizați niciodată slang, limbaj neplăcut sau chiar fraze de tip "Hi", "Cum merge" sau "Întrebare".
Salutări și semne de deconectare
Utilizați salutări profesionale și semnături pentru a vă menține corespondența electronică în concordanță cu imaginea profesională de afaceri pe care doriți să o transmiteți prin e-mail. Chiar dacă trimiteți un e-mail la un contact de afaceri de lungă durată, cu care aveți corespondență frecventă, păstrați-vă salutările și semnăturile profesionale și amabile. Pentru contacte noi și necunoscute, utilizați "Stimate domn Smith" și "Salutări" pentru salut și semnare. Pentru contacte mai familiare, "Dragă Amy" și "Apreciez-o!" Sunt mai informale și totuși profesionale.
Formatarea, atașamentele și fișierele de semnături
Formatarea în e-mailurile de afaceri nu este necesară și poate cauza e-mailul să fie prins în filtrele de spam. Utilizați atașamentele cu atenție și numai cu cunoștințele și aprobările prealabile ale destinatarului, în special atașamentele mari. Fișierele de semnături ar trebui să fie cât mai scurte posibil.
Limba și tonul
Limba și tonul comunicării prin e-mail trebuie să fie la fel de profesionale ca și alte comunicări scrise. Utilizați curtoazie, gramatică, ortografie, vocabular și punctuație. Utilizați limbajul de afaceri obișnuit, fără slang, profanitate sau fraze. Este important să folosiți un ton prietenos și prietenos în e-mail. Nu scrieți e-mailuri atunci când sunteți supărat, supărat sau frustrat. Se întâmplă în ton, chiar dacă nu este intenționat. Acordați la fel de multă atenție formulării prin e-mail ca și în cazul convorbirilor telefonice și față în față cu asociații de afaceri.
Trimiteți-ne e-mailuri
Nu scrieți trei paragrafe atunci când sunt suficiente câteva propoziții. Nu utilizați e-mailuri pentru a vă lăuda cu mânie sau supărare sau pentru a disciplina pe oricine. Nu trimiteți e-mailuri în grabă - faceți timp să recitiți, să verificați ortografia și să verificați adresa destinatarului înainte de trimitere. Nu abuzați pe exemplarul de copiere de carbon și copia de tip "carbon blind" pe e-mailuri. Nu utilizați e-mailuri la serviciu în scopuri necorespunzătoare.
