Este adesea rentabil ca un angajator să solicite angajaților să-și conducă propriile mașini la locul de muncă, în loc să investească în vehicule deținute de companie. Cu toate acestea, acest lucru impune un cost angajatului. Organizațiile plătesc frecvent rambursări pentru a atrage și menține lucrători buni. Următoarele linii directoare privind serviciile de venituri interne pentru rambursarea costurilor de exploatare a vehiculelor bazate pe kilometraj oferă atât angajatorului, cât și angajatului avantaje fiscale semnificative.
Kilometraj Bazele rambursării
În fiecare an, IRS publică o rată standard actualizată pentru rambursarea cu kilometraj deductibil fiscal. Rata reflectă costul mediu al operării autovehiculelor, cum ar fi mașinile, camionetele și SUV-urile. De exemplu, rata standard pentru 2015 este de 57,5 cenți pe milă. IRS stabilește rata la un nivel care acoperă nu numai benzina, ci costurile normale de operare, inclusiv asigurarea, licențele și întreținerea. Angajatorii pot urmări cheltuielile reale ale vehiculului, dar, în general, nu, din moment ce utilizarea ratei standard face inutilă înregistrarea suplimentară. Rata standard nu acoperă elemente cum ar fi taxele de parcare sau de taxare. Angajatorii pot rambursa aceste costuri ca cheltuieli de afaceri, dar trebuie să fie tratate ca elemente separate.
Permis de afaceri
Angajatorii pot plăti rambursările de kilometri scutite de taxe pentru conducerea în muncă. Acest lucru înseamnă că un angajat nu poate face comisioane personale și încă pretinde călătoria ca pe o cheltuială pentru afaceri. De exemplu, o excursie pentru întâlniri cu clienții este deductibilă, dar luarea unei călătorii secundare pentru a face un depozit bancar personal nu este. În plus, de conducere între locul de muncă și de acasă în fiecare zi nu este de călătorie deductibile. Uneori, angajatorii plătesc kilometraj, în special pentru călătorii de afaceri lungi. Când acest lucru se face, angajatul trebuie să returneze orice sumă neutilizată.
Urmărirea călătoriilor de afaceri
Cerințele privind documentația privind rambursarea kilometrajului IRS sunt simple atunci când se utilizează rata standard. Acest lucru se datorează faptului că rata standard acoperă toate costurile de funcționare normale, astfel încât angajatorul nu este obligat să țină evidența costurilor, cum ar fi gazele și reparațiile. Un angajat trebuie să furnizeze o evidență a călătoriei legate de muncă. Ei păstrează, de obicei, un jurnal de kilometraj și ar trebui să-l prezinte pentru rambursare pe un program regulat. Fiecare intrare în jurnal trebuie să includă citirile inițiale și terminale ale kilometrajului. Înscrierile trebuie să ofere, de asemenea, o scurtă descriere a scopului și destinației călătoriei.
Rambursare și impozite
Dacă un angajator plătește un angajat mai mult decât suma percepută, excedentul este o compensație impozabilă și trebuie să revină pe W-2 al angajatului ca atare. În caz contrar, rambursarea kilometrajului reprezintă o cheltuială de afaceri deductibilă pentru angajator. Angajatul nu are nicio obligație fiscală pentru rambursare până la rata standard, iar banii nu sunt raportați ca despăgubiri pe W-2. Atunci când angajatorii aleg să plătească o sumă mai mică, angajații pot elimina diferența din declarațiile fiscale.
