O solicitare de ofertă (RFP) este un document în care solicitați contractanților să liciteze pentru munca pe care doriți să o efectuați. Acesta descrie detaliile sarcinilor, calificărilor necesare, termenii contractului, termenul limită de depunere și instrucțiunile privind modul de reacție. De obicei, trimiteți o scrisoare de intenție cu câteva săptămâni înainte de propunerea de răspuns real către RFP. Aceasta oferă emitentului RFP o idee despre numărul de răspunsuri la care se așteaptă. Deși puteți găsi șabloane de calitate RFP și scrisori de intenție online, este bine să explorați mai întâi exemple despre cum ar trebui să răspundeți și ce să includeți sau să renunțați.
Descifrați detaliile
Înainte de a răspunde unui RFP, citiți cu atenție. În cele din urmă, propunerea dvs. de răspuns trebuie să includă detalii despre modul în care veți produce rezultate care să îndeplinească cerințele. Fiți precaut dacă cerințele RFP nu indică în mod clar funcțiile dorite sau sunt ambigue în vreun fel. Nu doriți să vă considerați deficitare în îndeplinirea cerințelor de la sfârșitul proiectului. Căutați metrici care definesc modul de măsurare a conformității dvs. Evaluați sancțiunile pentru nerespectarea și cântăriți riscul. Înțelegeți modul în care orice contract rezultat ar fi documentat, monitorizat și reușit să pună în aplicare acordul. Dacă emitentul este deschis la întrebări, contactați-i pentru a rezolva orice este vag. Apoi, puteți trimite scrisoarea dvs. de intenție cu încredere.
Exemplu de bază și schiță a unei scrisori de intenție RFP
Odată ce decideți să răspundeți, trimiteți cu promptitudine o scrisoare de intenție RFP către compania care emite propunerea de licitație, menționând că intenționați să depuneți o propunere. Acest lucru vă asigură că veți primi orice actualizări sau modificări ale RFP original. Nu răspundeți cu o scrisoare scrisă de mână sau nu utilizați e-mailuri decât dacă sunteți instruit în mod explicit să faceți acest lucru. Începeți scrisoarea dvs. indicând motivul pentru care sunteți interesat (ă). Recunoașteți termenul limită. Includeți informațiile dvs. de contact. Ca un exemplu al corpului scrisorii dvs., poate fi la fel de simplu ca:
"Dorim să ne arătăm interesul față de cererea de ofertă (RFP) menționată și să fim înștiințați despre orice actualizare înainte de a ne trimite la data cerută."
Desigur, puteți include mai multe detalii. Evitați să adresați întrebări clarificatoare, ceea ce vă poate face ambiguitatea intenției.
Ce este timpul să negociem?
Negocierile cu prețurile încep, de obicei, mai târziu, cum ar fi în etapa inițială de licitare, dacă faceți lista scurtă. Cu toate acestea, puteți alege să includeți un paragraf sau două în scrisoarea de intenție, subliniind nevoile de finanțare ale proiectului. Dar țineți cont de faptul că aducerea unor probleme financiare prea devreme în acest proces vă poate afecta șansa de a înregistra un contract.
Trimiteți-o în siguranță
Vreți să vă asigurați că scrisoarea dvs. ajunge; trimiteți-l prin poștă certificată, astfel încât să primiți o chitanță cu înregistrare de livrare. (Acest Serviciu Poștal al Statelor Unite vă oferă acest serviciu pentru o taxă redusă, consultați site-ul web al acestora pentru prețuri curente.) Puteți, de asemenea, să urmăriți informațiile de livrare online. Ar trebui să fiți gata să vă scrieți propunerea actuală pentru a defini drepturile și obligațiile contractuale.
