Scrisorile sunt cel mai bun mod de a vă asigura că angajații sau clienții sunt informați despre o modificare a politicii. Oamenii tind să ignore semnele și e-mailurile deoarece sunt bombardate cu atât de multe anunțuri și mesaje e-mail în fiecare zi. Scrisorile, pe de altă parte, sunt mai greu de ignorat deoarece sunt asociate cu formalități și cu mesaje importante. Scrisorile de notificare sunt simple de scris și foarte eficiente.
Încărcați hârtie cu antet a companiei în imprimantă. Majoritatea companiilor au politicile conform cărora comunicările oficiale trebuie să se înscrie pe antet, deoarece contribuie la transmiterea ideii de consecvență și autoritate.
Deschideți litera introducând data. Dacă litera se adresează unei persoane, introduceți numele și adresa destinatarului. Dacă scrisoarea va face parte dintr-o trimitere în masă a unor anunțuri similare, nu introduceți numele sau nu folosiți funcția de îmbinare a corespondenței în programul de procesare a textului pentru a insera numele.
Începeți scrisoarea tastând "Stimate Domn / Doamnă (Nume)" urmat de un colon sau pentru o trimitere mai generală "Stimate Client Valut" sau o plăcere similară.
Începeți scrisoarea explicând pe scurt situația. Dacă scrieți pentru a da vesti proaste, ca într-o notă de cărți restante sau un proiect de lege din trecut, explicați ce a fost proiectat și cât de târziu este. Dacă scrieți pentru a notifica clienții despre o modificare a politicii, explicați problema care a creat nevoia de modificare a politicii.
Explicați anunțul în mod clar și succint, astfel încât destinatarul să nu piardă mesajul. Furnizați datele relevante pentru momentul în care politica va intra în vigoare.
Oferiți informații despre acțiuni, cum ar fi orice termene sau proceduri pe care trebuie să le urmeze destinatarii scrisorii. Furnizați informațiile dvs. de contact în cazul în care au întrebări.
Închideți scrisoarea, mulțumindu-i angajatului sau clientului pentru atenție și introduceți-vă numele. Conectați-vă la spațiul de deasupra numelui dvs.
sfaturi
-
Păstrați scrisoarea scurtă și materială. Dacă îți cereți scuze prea mult, clienții sau angajații ar putea interpreta acest lucru ca un indiciu că pot contesta notificarea sau schimbarea politicii.
