Expeditorii de transport sunt notificări adresate cumpărătorilor de mărfuri pentru a le informa că un transport este pe drum. Acești prealeți sunt utilizați în principal cu transport maritim de peste mări, deși multe alte companii care au numai operațiuni interne pot utiliza și acestea. Un prealabil de expediție este adesea trimis prin fax sau e-mail clientului care primește mărfuri cu câteva zile înainte de data sosirii așteptate. Acest anunț permite clientului să se pregătească pentru sosire.
Înțelegeți scopul pentru o livrare prealabilă. Multe companii trimit un prealrt din curtoazie clientului. Acesta informează clientul cu privire la detaliile de livrare privind livrările așteptate. Dacă sunteți o companie care vând bunuri, oferiți clienților dvs. o notă de curtoazie de acest tip.
Determinați metoda dvs. pentru trimiterea notificării. Cea mai obișnuită metodă utilizată pentru trimiterea notițelor de pre-vânzare a expediției este prin e-mail.
Titlul anunțului. Includeți titlul "Predeal de livrare" în partea de sus a anunțului. Dacă trimiteți notificarea prin e-mail, scrieți acest lucru și în linia de subiect. Includeți o scurtă declarație prin care spuneți clientului că acest lucru servește ca o observație că mărfurile comandate sunt pe drum.
Specificați detaliile ordinului. Un prealert de transport ar trebui să menționeze mai multe informații-cheie. Ar trebui să menționați în mod clar numele companiei dvs. pentru a informa imediat clientul despre cine trimite acest anunț. Includeți tipul de metodă de expediere utilizată, numărul de urmărire și data estimată a sosirii.
Includeți orice informații privind vămuirea. Când mărfurile sunt expediate în străinătate, există mai multe documente importante necesare pentru finalizare. Aceste formulare sunt în general completate de expeditorul și transportatorul mărfurilor. Documentele vamale asigură că mărfurile vor putea fi eliberate prin vamă. O ofertă prealabilă a expedierii include aceste informații pentru a arăta clientului că au fost completate formularele corespunzătoare. Dacă aceste formulare nu sunt completate corect, este posibil să apară o problemă cu expedierea.
Atașați alte documente importante. În cazul unei livrări de expediere, multe companii atașează adesea anumite documente, care pot include un conosament, o factură comercială, o listă de ambalare sau o fișă de date privind siguranța materialelor, denumită MSDS.
Includeți informațiile dvs. de contact. Aceasta este una dintre cele mai importante detalii pe care le conține o expediție prealabilă. Acesta constă în principal dintr-un număr de telefon pentru care clientul poate apela dacă apar întrebări, preocupări sau probleme.
