Sistemele computerizate de contabilitate au devenit atât de obișnuite încât abia are sens să ne imaginăm alternative alternative contemporane bazate exclusiv pe cărți scrise de mână și pe mașini vechi care adaugă mașini. Dar este ușor să te bazezi excesiv pe contabilitatea computerizată. Înainte de a vă arunca cu adânc în soluții tehnologice, luați în considerare potențialele capcane care permit unei mașini și unui program software să stocheze toate datele și să calculeze relații numerice esențiale.
Calitatea informațiilor
Calitatea informațiilor furnizate de un sistem computerizat de contabilitate depinde de calitatea informațiilor pe care le introduceți. Puteți introduce fiecare cec, chitanță și factură în QuickBooks, dar dacă nu ați creat graficul de conturi QuickBooks pentru a reflecta cu exactitate complexitatea afacerii dvs., eforturile dvs. vor genera numai informații parțiale sau irelevante. De exemplu, dacă afacerea dvs. funcționează cu mai multe tipuri de conturi, cum ar fi comercianții cu amănuntul online, vitrinele de caramida și mortar și vânzările directe către clienți, datele dvs. contabile nu vor avea o importanță deosebită decât dacă veți urmări separat aceste categorii.
Elementul uman
Deși sistemele computerizate de contabilitate folosesc tehnologia pentru a calcula sume și a stoca informații, aceste date trebuie să fie introduse de oameni și acești oameni trebuie instruiți. Personalul de formare în domeniul programelor software poate fi scump, iar cunoștințele trebuie să fie actualizate în mod regulat, deoarece sistemele computerizate de contabilitate se modifică, uneori în fiecare an. Greșelile se întâmplă în mai multe etape ale curbei de învățare, iar un sistem computerizat cu formule care se bazează pe unul pe altul este probabil să comprime greșeli aparent simple, ceea ce face din sursa problemei și mai dificil de găsit.
Costurile tehnologiei
Practic fiecare aspect al unui sistem computerizat de contabilitate este costisitor. Computerele sunt exponențial mai scumpe decât registrele de hârtie, iar software-ul necesar pentru datele dvs. contabile adaugă o nouă cheltuială, care de multe ori trebuie reînnoită sau actualizată anual. De asemenea, este posibil să trebuiască să plătiți fonduri pentru reparații sau să angajați profesioniști pentru instruire, software personalizat sau să dezlegați complicații deosebit de complexe.
Securitate și permanență
Sistemele computerizate de contabilitate sunt vulnerabile la problemele de securitate cibernetică. Sistemele bazate pe cloud stochează informațiile companiei de la distanță, unde pot fi hackate. Sistemul dvs. poate fi infectat cu un virus care distruge sau corupe informația. Computerele se prăbușesc periodic, deci, dacă nu sunteți deosebit de diligent în ceea ce privește copierea de siguranță a fișierelor, puteți pierde multe ore de muncă. Deci, în timp ce sistemele computerizate de contabilitate organizează informații și fac calcule rapid și eficient, ele pot crea un fals sentiment de securitate. Linia de jos este că ei nu pot sta niciodată pe deplin în cunoașterea directă a sistemelor sau familiarizarea directă cu detaliile funcționării.
