Dezvoltarea unui sistem cuprinzător de gestionare a fișierelor pentru restaurantul dvs. vă ajută să gestionați angajații și afacerile. Sistemele duale de depozitare sunt eficiente, în special dacă fișierele sunt stocate online. Fișierele pot fi stocate într-o locație ușor de găsit, cum ar fi un birou de fișiere de birou, iar personalul sensibil și dosarele financiare pot fi protejate. Un sistem fizic de depunere a hârtiei trebuie să fie selectat pe baza volumului de informații depuse, în timp ce un sistem de arhivare online are mai multe opțiuni.
Selectați un sistem de înregistrare
Fișierele stocate online pot fi împărțite în categorii confidențiale și deschise. Parola protejează informațiile sensibile, cum ar fi fișierele financiare sau angajații. Fișierele care trebuie să fie accesate în mod regulat de angajați pot fi stocate într-un dosar partajat sub anumite rubrici, cum ar fi vânzătorii, furnizorii și întreținerea. Fișierele stocate într-un dulap pot fi alfabetizate în funcție de subiect sau de fișiere cu volum mare, de către un subiect cu o subdiviziune pe categorie. De exemplu, un fișier furnizor poate avea fișiere alfabetizate individuale care identifică numele furnizorilor sau companiile acestora.
Financiare
Dezvoltarea unui sistem de evidență care să permită accesul facil la rapoartele financiare este esențial pentru operațiunile de zi cu zi, precum și pentru rapoartele contabile lunare, trimestriale și anuale și la sfârșitul anului și la pregătirea fiscală. Informațiile financiare ar trebui să fie stocate într-o locație sigură, cum ar fi o casetă de blocare sau într-un fișier de computer protejat prin parolă. Documentele includ conturi de plătit și de încasat, salarii, împrumuturi și linii de credit, audituri interne și externe, înregistrări fiscale și încasări zilnice. Clasificați fișierele în linii de timp, astfel încât acelea pe care le menționați în mod regulat, cum ar fi înregistrările zilnice de vânzări, sunt ușor accesibile, iar cele pe care le revizuiți periodic, cum ar fi rapoartele trimestriale, se află în spatele cabinetului.
Ocuparea forței de muncă
Organizați cereri de locuri de muncă necompletate și completate, materiale de orientare și instruire, programe de lucru și conturi scrise ale rapoartelor angajaților, plângeri sau mustrări. Acesta din urmă este util dacă un angajat depune o plângere în ceea ce privește încetarea, discriminarea sau hărțuirea. Dacă fișierele angajaților conțin fișele de sănătate și numerele de securitate socială, clasificați fișierele în ordine numerică și stocați cheia numerică într-o altă locație.
Furnizori
Împărțiți fișierele furnizorilor în categoriile de produse alimentare, băuturi, bere, băuturi alcoolice și restaurante. Includeți fișiere individuale pentru furnizorii actuali și furnizorii potențiali. Fișierele trebuie să includă copii ale contractelor, formulare de comandă, chitanțe, structuri de prețuri, orare de livrare, nume de contact și numere de telefon. Aveți posibilitatea să stocați fișierele furnizorilor aproape de o ușă de livrare sau în biroul managerului pentru o referință ușoară.
Asigurare
Dosarele de asigurare trebuie să includă copii ale politicilor și numele și informațiile de contact ale agentului de asigurare care reprezintă fiecare poliță. Includeți o diagramă de reînnoire pentru a indica când politicile trebuie revizuite. Depuneți o copie a dosarelor de asigurare în afara amplasamentului în caz de urgență.
Construcția și întreținerea
Indiferent dacă facilitatea de restaurant este deținută sau închiriată, păstrați un dosar pentru înregistrările de întreținere și reparații. Includeți o listă de curățare, eliminare a gunoiului, reciclare, întreținere generală, instalații sanitare și furnizori de servicii de reparații electrice. Stocați informațiile pentru întreținerea jocurilor video, a cutiilor de juke sau a automatelor de vânzare. La fel ca fișierele furnizorilor, numerele de contact pentru întreținere și de urgență ar trebui să fie amplasate într-un loc unde orice angajat poate accesa rapid aceștia, cum ar fi un stand de hostess, birou de casier, în spatele barului sau în bucătărie.
Sanatate si siguranta
Mențineți un dosar dedicat documentației privind sănătatea și securitatea. Aceasta include o copie a rapoartelor și citărilor departamentului de sănătate ale restaurantului, reguli scrise despre măsurile de sănătate ale angajaților, cum ar fi spălarea mâinilor, utilizarea mănușilor și a părților de coacere și instrucțiuni detaliate de igienizare a echipamentului. De asemenea, includeți documentația privind procedurile legate de manipularea, pregătirea și depozitarea alimentelor. Faceți copii ale regulilor și regulamentelor pertinente și postați-le în locuri potrivite unde angajații sunt siguri că le văd.
Leziuni și incidente
Creați un fișier pentru a include rapoarte despre rănile legate de angajați și clienți. Mărturisiți documentul pentru fiecare eveniment și oferiți cât mai multe detalii de sprijin, inclusiv cauza rănirii, acțiunile întreprinse în urma rănirii și rezultatul. Includeți copii ale rapoartelor de poliție dacă autoritățile sunt chemate la restaurant din orice motiv.
