Multe companii eliberează cecuri din departamentul lor de plăți pentru a-și îndeplini obligațiile financiare. Aceste obligații financiare includ plăți furnizorilor, plăți de dobânzi către creditori sau obligații fiscale guvernamentale. Departamentul de conturi de plătit primește o factură sau o cerere de cec, pe care o utilizează pentru a efectua o copie de rezervă a plății efectuate. Controalele oferă mai multe avantaje întreprinderilor.
Urma de hartie
Un avantaj al utilizării controalelor implică traseul de hârtie lăsat de cec. Fiecare verificare creează un document pe suport de hârtie care detaliază cine a primit plata, în ce zi a fost efectuată plata și valoarea dolarului plății. Compania poate revizui când cecul a lichidat banca, împreună cu informații despre cine a semnat cecul. Traseul de hârtie creat de cec permite companiei să-și mențină evidența. Unele companii utilizează cecuri duplicate, păstrând o copie a cecului pentru propriile sale înregistrări. Angajații acestor companii pot reveni la verificări anterioare atunci când apar întrebări.
Securitate
Controalele pe hârtie oferă avantajul de securitate suplimentară pentru plățile trimise prin poștă. Numai destinatarul numit poate prezenta o verificare a plății pentru hârtie. Dacă destinatarul refuză să primească cecul, compania poate contacta banca pentru a verifica cine a prezentat cecul. Orice discrepanță poate fi soluționată direct cu banca. De asemenea, unii proprietari de afaceri mici ar putea lua în considerare plata vânzătorilor sau creditorilor cu numerar. Numerarul nu oferă nici o dovadă scrisă că plata a fost efectuată și lasă proprietarului afacerii deschisă să fie debitat din nou pentru suma respectivă.
Control
Controalele pe hârtie oferă afacerii capacitatea de a controla plățile efectuate. Mai multe măsuri de control există în departamentul de contabilitate care trebuie plătit pentru a se asigura că sunt scrise verificările către beneficiarul corespunzător pentru suma corectă. Un angajat ar putea autoriza efectuarea unui cec după revizuirea documentației de rezervă. Un alt angajat imprimă de fapt cecurile. Un senior manager semnează cecurile. Acest lucru oferă trei angajați care participă la procesul de plată a cecurilor, minimizând potențialul de erori sau fraudă. Întreprinderile folosesc de asemenea cecuri pre-numerotate. Cecurile prenumerate permit companiei să identifice imediat cecurile care lipsesc și să ia măsuri pentru a preveni încasarea acestor cecuri.
Pluti
Un avantaj final pentru utilizarea controalelor implică float. Float se referă la timpul care trece după ce compania imprimă cecul până când banii părăsesc contul bancar al companiei. În multe cazuri, plutitorul există doar pentru o zi. Cu toate acestea, compania câștigă dobândă pentru acea zi în plus înainte ca cecul să fie prezentat pentru plată.
