Participarea angajaților la întâlniri este adesea importantă pentru a trimite mesaje consecvente forței de muncă a unei companii și pentru a atrage idei noi și creative de la membrii personalului. Încurajarea angajaților să participe și să contribuie la întâlniri, în special atunci când sunt opționale, nu este întotdeauna o sarcină ușoară. Efectuarea unor măsuri pentru informarea și sprijinirea angajaților, împreună cu unele activități de divertisment aruncate în, poate ajuta în persuasiune. Cu un istoric de întâlniri reușite, puteți constata că angajații vor începe să se angajeze voluntar.
Programați întâlnirea într-un moment în care majoritatea angajaților vor fi disponibili să participe la o locație convenabilă. Conflictele de planificare reprezintă adesea o barieră pentru participarea la întâlniri. Îndepărtarea acestei bariere și asigurarea ușurinței accesului la locul de întâlnire elimină două motive pentru care angajații pot cita că nu merg la întâlnire. Dacă subiectul întâlnirii nu este urgent, programați-l pentru o perioadă lentă a anului când angajații nu sunt ocupați cu clienții sau proiectele. În acest fel, veți avea mai multe șanse nu numai să câștigați participarea angajaților, ci și atenția acestora.
Să sublinieze valoarea întâlnirii angajaților și să le informeze în prealabil cu privire la obiectul lor. Distribuiți o agendă detaliată tuturor și scoateți în evidență punctele care solicită participarea angajaților. Angajații vor avea mai multe șanse să participe la o întâlnire dacă știu că intrarea va veni în parte de la ei înșiși și de la colegii lor. Includeți ca supliment la ordinea de zi toate informațiile necesare pentru ca angajații să contribuie efectiv.
Creați o istorie a întâlnirilor eficiente pe care angajații le place să le participe și pe parcursul cărora au fost ascultate contribuțiile lor. Această istorie va facilita convingerea angajaților de a participa la o întâlnire în viitor. Ascultați angajații în timpul discuțiilor și includeți comentariile acestora în procesul-verbal după ședință. Dacă au fost făcute schimbări ca urmare a unui lucru pe care un angajat la sugerat, faceți acest lucru cunoscut. Chiar dacă comentariile tuturor angajaților nu sunt utilizate mai târziu, recunoașteți natura generală a tuturor contribuțiilor în minutele disponibile publicului, astfel încât angajații să poată vedea că au fost auzite.
Includeți activități practice în timpul întâlnirilor, astfel încât schimbarea ritmului să acționeze ca un stimulent pentru a participa. Dacă se oferă o sesiune de instruire cu privire la o nouă versiune a software-ului companiei, adresați-vă întrebări generale despre cunoștințe și despre cultura pop-culturi în timpul sesiunii și oferiți premii, cum ar fi bucăți de bomboane, pentru răspunsuri corecte. Dacă preferați să rămâneți pe subiect, întâlniți participanții la întâlniri în grupuri și lucrați la exerciții care angajează ceea ce învață. Mai întâi acordați premii grupului.Fii creativ cu jocuri și activități pentru a ține oamenii interesați.
Oferiți stimulente pentru a participa la întâlniri, cum ar fi gustări și chiar premii uși. Uneori, linia "băuturi răcoritoare furnizate" într-o agendă distribuită este suficientă pentru ca angajații să participe la o întâlnire. Pentru cei care au nevoie de un pic mai mult de împinge, șansa de a lua acasă o companie swag ar putea face doar truc.
