Singurele justificări ale surselor (SSJ) sunt o cerință la majoritatea instituțiilor în care articolele de cumpărare (consumabile, echipament, servicii etc.) peste un anumit prag financiar necesită o explicație multi-factorială asupra motivului pentru care elementele pot proveni dintr-o singură sursă. Mulți găsesc scrierea SSJ greoaie și nu înțeleg de ce explicația că acest lucru este elementul pe care doresc să o cumpere este o justificare suficientă. Cu toate acestea, departamentul de achiziții trebuie să aibă motive întemeiate pentru motivul pentru care aceste articole nu pot fi procurate printr-o competiție completă și deschisă, în cazul în care orice vânzător capabil poate licita pe contract. În timp ce majoritatea instituțiilor au propriile șabloane pentru a solicita un SSJ adecvat, acest articol descrie pașii de bază care se moșteneau în fundamentarea tuturor acestor solicitări de cumpărare.
Titluți documentul de procesare a textului ca Sursă unică Justificarea numărului de comandă specific, dacă este cazul, și enumerați numerele de politică instituțională privind motivul pentru care este necesară o singură sursă pentru această solicitare.
Descrieți utilizările speciale ale elementului. Aflați în mod specific ce va fi elementul și ce va face. Includeți aici orice numere și titluri de proiecte pe care materialele în cauză le vor sprijini.
Indicați caracteristicile distinctive ale elementului și de ce acesta este singurul care va îndeplini cerințele. Aceasta poate include adăugarea la un sistem existent sau înlocuirea unui sistem existent. Drepturile și mărcile comerciale pot fi aplicabile aici, în funcție de situație.
Explicați ce s-ar întâmpla dacă ar fi achiziționat un alt element inegal. Includerea oricăror întârzieri în formare, modificarea procedurilor standard de operare etc. care ar costa timpul, fondurile și finalizarea proiectelor.
Descrieți munca efectuată pentru a determina ce alte produse similare, produse similare sunt oferite de alți furnizori și de ce aceste elemente nu vor îndeplini cerințele menționate în pașii anteriori. Este posibil ca aceasta să fie explicită pentru a include: numele companiilor, informațiile de contact și, în unele cazuri, citate valide.
Includeți numele, titlul și informațiile de contact ale contactului principal pentru SSJ (aceasta nu trebuie să fie persoana care a scris-o) și includeți o copie împreună cu comanda.
sfaturi
-
Respectați întotdeauna modelul instituțional sugerat pentru un SSJ dacă unul este disponibil, deoarece acesta este cel mai sigur mod de incendiu pentru obținerea aprobării. Discutați cu alții care au scris SSJ-uri și cereți-le să vadă exemplele de depuneri de succes. De asemenea, odată ce ați depus o depunere reușită, păstrați acest document într-un loc sigur și bazați toate cele viitoare pe care este evident că este important să furnizați cât mai multe informații cu privire la elementele rechizite; cu cât timpul de cumpărare trebuie să revină la întrebări și să pună întrebări inițiatorului SSJ, cu atât va fi mai puțin timpul necesar pentru a obține elementele.
Avertizare
Procesul de achiziție devine din ce în ce mai strictă, iar SSJ devin din ce în ce mai complicate și împovărătoare. Luați acest proces în serios și respectați procedurile și speranța pentru cele mai bune.
