Încasările de numerar au loc atunci când o companie primește o plată în numerar din vânzarea unui produs. Compania poate primi numerar în diferite forme, inclusiv taxe de carduri de credit, cecuri personale, cecuri de afaceri, bancă ACH sau transferuri bancare și cecuri de casierie sau ordine de plată.
sfaturi
-
Încasările de numerar sunt orice formă de numerar primit de o afacere, cum ar fi plățile pentru clienți (prin card de credit, cec personal, numerar, cec de afaceri, ordin de plată, transfer bancar sau bancă ACH), încasări din vânzarea de active neoperative, câștigurile de capital sau dividendele plătite din investiții sau redevențe.
Primirea și înregistrarea numerarului
Atunci când o companie are încasări de numerar, un contabil trebuie să documenteze numerarul primit și să facă acest lucru folosind un jurnal de specialitate contabil numit jurnal de chitanțe de numerar. Acest jurnal servește pentru a urmări când compania primește bani, iar un contabil creditează contul de vânzări și debitează contul de numerar. În cazul în care o vânzare se face pe credit, cum ar fi atunci când o companie emite o factură și un client are 30 de zile să plătească factura, această vânzare este înregistrată într-un jurnal de vânzări separat.
Multe companii, cum ar fi restaurantele, fac un volum mare de tranzacții în numerar. Un număr de alte instrumente de contabilitate ajută la urmărirea încasărilor de numerar, cum ar fi o cotizație zilnică, un jurnal de plăți în numerar, un fond de numerar mic și reconcilieri bancare periodice.
Pentru companiile care efectuează în principal vânzări în numerar, cotizația zilnică oferă o modalitate pentru compania de a urmări toate sumele primite și toate plățile efectuate în numerar. La sfârșitul fiecărei zile lucrătoare, conducerea poate să contabilizeze numerarul real, să o compare cu tranzacțiile din fișa de numerar și apoi să facă un depozit bancar zilnic. La sfârșitul fiecărei zile, este important să se reconcilieze diferențele dintre totaluri și să se urmărească motivul. De multe ori, o sumă mică de bani a fost luată pentru a acoperi o cheltuială diferită, dar nu a fost înregistrată nicăieri.
Acest sistem de bază oferă mijloacele de capturare a oricăror fraude care rezultă în lipsa numerarului sau a erorilor care duc la depășiri de numerar. Un deficit poate veni de asemenea dintr-o tranzacție pe care ați plătit-o și ați uitat să o înregistrați, dar fișa de numerar vă poate ajuta să prindeți acest lucru.
Ciclul de numerar
Încasările de numerar joacă un rol important în ceea ce se numește ciclul de numerar, ceea ce reprezintă perioada dintre momentul în care o companie plătește lichidități furnizorilor de inventar și primește bani din vânzările efectuate clienților săi. Companiile utilizează acest ciclu pentru a le ajuta să-și dea seama cât de mult trebuie să le folosească pentru a-și finanța operațiunile în curs de desfășurare, iar acest concept important ajută companiile să estimeze cerințele pe care le pot avea pentru finanțare. Acest lucru este, de asemenea, cunoscut sub numele de ciclul cash-to-cash.
Companiile utilizează un calcul pentru a determina numărul de zile din ciclul lor de numerar. Calculul se numește calculul numerar-la-numerar, pe care îl puteți calcula folosind următoarea formulă:
Ciclul de numerar sau zilele cash-to-cash = Inventarul zilelor la mâna zilei și vânzările în zilele de plată - zilele de plată rămase nesoluționate
Calculul ciclului de numerar vă arată cât timp este nevoie pentru a transforma inventarul în numerar. Acest lucru este foarte insightful pentru companiile de producție care trebuie să afle cât timp este nevoie pentru a procesa materii prime în inventar valabil, completează vânzarea și colectează banii de la client. Această măsură a lichidității sau cât de ușor poate transforma compania în produse finite în numerar poate ajuta managementul să determine ineficiențe în procesul de producție și vânzări.
Numerar în bani
Spuneți că aveți o companie care vinde widget-uri, iar inventarul tinde să rămână în depozitul dvs. pentru aproximativ 40 de zile înainte de a vinde. Spuneți, de asemenea, că vindeți clienților dvs. pe credit și vă plătesc în aproximativ 50 de zile. Aveți facturi care trebuie plătite și, în general, le plătiți în termen de 30 de zile, astfel că aveți datorii în valoare de 30 de zile. Calculul dvs. ar merge după cum urmează:
Ciclul de numerar: inventarul de 40 de zile + 50 de zile de vânzări restante - 30 de zile de plăți restante = 60 de zile cash-to-cash
Din acest rezultat ați concluziona că afacerea dvs. va avea nevoie de suficient capital de lucru pentru a acoperi cheltuielile timp de 60 de zile, deoarece este nevoie de 60 de zile pentru a obține încasări de numerar din inventarul curent și din activitatea de vânzare.
Acest calcul vine la îndemână, mai ales atunci când aveți nevoie să reîncadrați din cauza modificărilor în calendarul încasărilor dvs. de numerar, atunci când gestionați fluxul de numerar strâns în timpul unei situații de faliment în afaceri sau atunci când compania dvs. dorește să exploreze alternative de datorie pentru a reduce costul împrumuturilor.
Plata numerarului
Plățile în numerar, numite ieșiri de numerar, reprezintă sume în numerar care părăsesc compania. Câteva exemple sunt conturile de plată, cheltuielile de funcționare și numerarul.
Fluxul de bani din companie se înregistrează într-un jurnal de plăți în numerar. Din jurnalul de plăți în numerar, tranzacțiile se înregistrează în registrul general, registrul plătibil de conturi și orice alte registre aplicabile. De exemplu, în calitate de proprietar al unui magazin de vânzare cu amănuntul, puteți efectua plăți pentru a cumpăra un inventar nou, pentru a plăti facturile în conturile dvs. și pentru a acoperi cheltuielile salariale.
Producătorii efectuează plăți în numerar pentru a plăti pentru materii prime pentru a crea produse și pentru a plăti alte costuri de producție. Conturile jurnalului de plăți în numerar primesc debite și credite pentru fiecare tranzacție, iar jurnalul arată cum totalurile afectează soldul total al contului de numerar al companiei.
Privind înregistrările de plăți în numerar în jurnal, conducerea poate urmări cât de mult bani ies din companie și din ce motiv. Jurnalul de plăți în numerar arată, de asemenea, numărul de verificare pentru toate cecurile emise, ceea ce face ușor să căutați verificările lipsă sau problematice. Într-un pachet software contabil, cum ar fi QuickBooks, este posibil să vedeți jurnalul de plăți în numerar numit un registru de verificare.
Înlăturarea fraudei
Contabilii menționează deseori controalele interne, iar aceste linii directoare importante reprezintă măsuri de siguranță pentru a preveni frauda în ceea ce privește încasările și plățile în numerar. Companiile care nu dispun de control intern adecvat pot găsi un angajat care utilizează cecuri de companie pentru a-și plăti facturile personale sau pentru a-și efectua transferuri bancare.
Pentru a se asigura că plățile în numerar au garanții adecvate care împiedică frauda, este important ca societățile să-și îndeplinească sarcinile astfel încât aceeași persoană care autorizează sau semnează un cec sau un transfer bancar să nu aibă capacitatea de a face alte părți ale tranzacției, cum ar fi crearea verificați sau inițiați transferul bancar.
Pentru companiile mai mici, acest lucru poate fi dificil din cauza unui mic angajat și ajută la accesarea declarațiilor bancare înaintea oricărui alt angajat al companiei, pentru a revizui fiecare tranzacție și a verifica copia, pentru a căuta ceva neobișnuit și apoi a continua cu banca dacă e nevoie.
Revizuirea semnatorilor de cecuri autorizate este un pas important și această persoană nu ar trebui să aibă niciun acces la cecuri goale sau la orice abilitate de a introduce tranzacții în sistemul de contabilitate al companiei. Folosirea unei ștampile de semnături pentru verificări poate crea probleme suplimentare, deoarece este adesea foarte ușor ca cineva să fure ștampila și să fure de asemenea un teanc de verificări goale.
Unele companii au cecuri care necesită două semnături, de obicei cu un anumit prag de dolar, astfel încât sume mai mici de verificare să poată fi utilizate cu o singură semnătură. Acest lucru permite un anumit grad de segregare a taxelor la emiterea de cecuri peste o anumită valoare a pragului. Nu uitați de transferurile bancare, deoarece acestea au devenit mai populare în ultimii ani.
Personalul responsabil pentru crearea transferurilor bancare trebuie să fie separat de persoana care eliberează transferurile bancare. Dacă personalul nu permite separarea, puteți configura un sistem în care banca dvs. operează o altă persoană în cadrul companiei atunci când primește o solicitare de transfer bancar.Acest apel nu ar trebui să se adreseze unei persoane care are capacitatea de a iniția transferuri bancare.
În cele din urmă, efectuați o reconciliere bancară lunară utilizând o persoană care nu este implicată în plățile în numerar. Orice tranzacții neobișnuite sau imagini de verificare ar trebui să fie urmărite și investigate.
Cum calculați un sold de numerar inițial?
Câștigurile de numerar ale unei companii joacă un rol important în bugetarea fluxurilor de numerar. Este posibil să fi auzit o declarație privind fluxul de numerar numită "declarație sursă și utilizare". Încasările de numerar ale companiei reprezintă sângele companiei, sursele de numerar. Plățile în numerar ale companiei reprezintă sumele în numerar.
Pentru a calcula soldul de deschidere pentru sursele dvs. și care utilizează situația fluxurilor de trezorerie, tot ce trebuie să faceți este să consultați online declarația dvs. bancară sau să apelați banca și să introduceți suma de bani deținută în bancă. La acest sold de numerar de deschidere, adăugați veniturile în numerar și scade plățile totale în numerar care ies din companie. Totalul acestor trei părți este egal cu soldul de închidere sau cu suma de bani pe care ați lăsat-o. Pentru un buget, vă recomandăm să afișați lunar acest calcul.
De exemplu, soldul de deschidere este numerarul pe care îl aveți în prima zi a lunii. Soldul dvs. de deschidere pentru luna următoare este egal cu soldul de închidere pentru luna precedentă. Soldul dvs. de deschidere pentru o anumită lună este întotdeauna egal cu echivalentul soldului de închidere din luna precedentă.
În cadrul creării unei declarații privind fluxul de numerar, mai ales dacă utilizați metoda directă care include numerar din activitățile de exploatare, de investire și de finanțare, puteți întreba: "Sunt primite de la clienți o activitate de exploatare?" Da, dar nu este așa de simplu. Nu toți clienții plătesc numerar, astfel că o parte din vânzările companiei provin sub formă de conturi de încasat, deoarece vânzarea a fost făcută pe credit. În acest caz, trebuie să începeți cu suma totală a vânzărilor companiei pentru o anumită lună și să o ajustați în funcție de modificarea soldului creanțelor companiei pentru a ajunge la numărul corect de chitanțe.
Dacă creanțele cresc în perioada în cauză, deduceți această creștere din cifra de vânzări pentru a calcula valoarea încasărilor de numerar de la clienți. Dacă soldul conturilor dvs. de plătit a scăzut, adăugați această sumă de reducere la vânzările totale pentru a calcula totalul de numerar primit de la clienții dvs.
Tipurile de încasări de numerar
Încasările de numerar ajung la o afacere în mai multe forme, predominant din vânzările clienților. În funcție de mărimea și tipul de activitate, aceste intrări pot fi sub formă de plăți efectuate prin carte de credit, numerar, ordin de plată sau cec personal, de exemplu. O afacere numai cu abonament ar putea primi cea mai mare parte a încasărilor în numerar sub formă de plăți bancare ACH. Întreprinderile primesc, de asemenea, numerar din alte activități decât vânzarea de bunuri sau servicii, cum ar fi redevențe, venituri din dobânzi, dividende și câștiguri de capital din investiții și încasări din vânzarea de diverse active.
Veniturile sunt banii pe care o afacere îl primește de la activitățile sale normale, în desfășurare. Când vine momentul să citească situațiile financiare și să interpretezi chitanțele reale în comparație cu un număr calculat, ajută la definirea unei terminologii. De exemplu, veniturile și veniturile sunt aceleași? Nu, deoarece, în timp ce veniturile, denumite și vânzări, reprezintă bani de la clienți, veniturile reprezintă ceea ce a mai rămas după ce au fost utilizate aceste venituri pentru a plăti cheltuielile companiei.
Sunt veniturile și profitul la fel? Profitul înseamnă, în esență, același lucru ca câștigurile, deoarece reprezintă doar suma de bani rămasă după ce ați plătit toate facturile din banii primiți de la clienții dvs.
Și, în sfârșit, veniturile și veniturile sunt la fel? Unii oameni pot folosi termenul "venit" pentru a reprezenta veniturile din vânzări, dar din punct de vedere al terminologiei contabile, venitul este mai probabil să reprezinte venituri din exploatare. Veniturile din exploatare sunt ușor diferite de venituri sau profit, deoarece costul bunurilor și al cheltuielilor de exploatare este eliminat din vânzări, însă, spre deosebire de venituri sau profit, veniturile din exploatare nu includ cheltuielile fiscale și alte cheltuieli neoperative.
