Având un control solid asupra finanțelor companiei dvs. este o parte importantă a administrării unei afaceri. Aceasta include gestionarea nu numai a numerarului companiei, dar și datoria acesteia. Deși există mai multe moduri de a face acest lucru, unul dintre cele mai eficiente este utilizarea unui sistem de contabilitate de debit și credit. Înțelegeți, totuși, semnificația debitului și a creditului? Mai important, înțelegeți diferențele dintre acești doi termeni în ceea ce privește afacerea dvs. și modul în care acestea diferă de ceea ce sunteți obișnuiți să deveniți consumatori?
Dacă sunteți puțin dezorientat asupra diferențelor dintre credit și debit, nu sunteți singuri. Acestea fiind spuse, cu cât înțelegeți mai mult despre credite și debite, cu atât veți înțelege mai bine modul în care compania dvs. își cheltuie banii. Dacă doriți să obțineți într-adevăr un mâner pe finanțele companiei dvs., dar vă aflați nesigur în acest domeniu, cel mai bun loc pentru a începe de învățare este cu definiția de debit și de credit.
Ce este debitul?
Debitele sunt tranzacții pe care afacerea dvs. le fac, care costă bani. Acest lucru poate suna simplu, dar este un subiect mult mai complex decât unii realizează. Există mai multe tipuri de debite în lumea afacerilor, iar confundarea acestora vă poate afecta cărțile dacă nu sunteți atenți. Din fericire, există o modalitate ușoară de a vă aminti cele mai frecvente tipuri de debite, astfel încât să nu vă confruntați cu această problemă.
Dacă aveți probleme de a urmări ce este un debit, gândiți-vă la cuvântul DEAL. Puteți utiliza acest lucru pentru a vă reaminti că toate debitele sunt Desene, Cheltuieli, Active sau Pierderi. În acest caz, "atrage" retrageri de numerar sau orice altă sumă neîncasată, care iese din afacerea dvs. "Cheltuieli" reprezintă cheltuieli de funcționare, inclusiv costuri precum utilități și salarizare. "Active" se referă la banii cheltuiți pentru achiziția de active fizice, echipamente sau imobile. "Pierderile" sunt exact ceea ce suna, investiții care merg spre sud sau alte situații care determină pierderea de către companie.
În esență, orice bani care iese din compania dvs. este un debit. Dacă doriți să vă asigurați, însă, puteți folosi acest mnemonic pentru a verifica. Puteți să vă amintiți cu ușurință că banii extrași din numerar este un debit, la fel ca banii cheltuiți pe o nouă imprimantă, spațiu de birouri nou sau achiziționarea altor active. Salariile, impozitele și alte cheltuieli de afaceri se califică, de asemenea, drept debite, la fel ca banii pierduți atunci când o investiție de afaceri mare scade.
Deci, dacă debitele sunt banii care ies din afacerea dvs., ce anume fac creditele?
Ce este creditul?
În calitate de consumator, vă puteți gândi la credit ca pe o linie de datorii garantată sau negarantată pe care o împrumutați; acestea sunt cele mai frecvent observate în cardurile de credit și alte linii de credit. Definiția creditelor în contabilitate este însă diferită. Când vorbești despre finanțele companiei tale, un credit este un lucru bun; este banii care vin în compania dvs., similar cu modul în care debitul este banii care ies din companie.
Ca și în cazul definiției debitului, există un mnemonic util pentru a urmări ce reprezintă un credit în lumea afacerilor: FETE. G reprezintă "câștiguri", ceea ce reprezintă creșteri ale prețului acțiunilor companiei. I înseamnă "venit", care reprezintă bani care intră în compania dvs., nu sunt socotiți ca un câștig sau venituri. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că R înseamnă "venit", care este banii câștigați prin vânzări sau servicii. L este pentru "datorii" care reprezintă venituri obținute dintr-un împrumut sau altă datorie dintr-o sursă externă. S este pentru "capitalul acționarilor", care este banii pe care acționarii l-au pus în companie prin investiții.
Așa cum debitele sunt toți banii care ies din afacerea dvs., creditele sunt toți banii care intră. Dacă nu sunteți sigur, aplicați mnemonica dvs. și vedeți dacă banii întrunesc una dintre categoriile de credite. Venituri din vânzările de produse noi? Verifica. Un nou împrumut pentru acoperirea expansiunii afacerii dvs.? Verifica. Există o investiție crescută a acționarilor care conduce la o creștere a prețului total al acțiunilor dvs.? Acesta este un cec în două categorii diferite.
Deci, acum că ați dat seama ce sunt debitele și creditele, pentru ce ar trebui să le folosească afacerea?
Atunci când întreprinderile utilizează un debit sau un credit
Utilizarea înregistrării de debit față de credit este parte a tehnicii cunoscute sub denumirea de contabilitate dublă. Prin împărțirea fondurilor primite din fondurile de ieșire, este mai ușor să înțelegeți ce se întâmplă în registrul dvs. contabil. Debitele sunt înregistrate într-o singură coloană din foaia de registru, în timp ce creditele sunt listate într-o coloană separată de lângă coloana de debit. Această structură cu două coloane vă permite să vedeți dintr-o privire când se ivesc bani din compania dvs. și când vine vorba.
În cadrul sistemului cu intrări duble, fiecare tranzacție este listată separat pe propria linie. Dacă tranzacția reprezintă un debit, valoarea tranzacției este înscrisă în coloana de debit pentru acea linie. Dacă reprezintă un credit, valoarea sumei tranzacției este înscrisă în coloana de creditare. Nici o intrare nu ar trebui să aibă ceva scris în ambele coloane; dacă o tranzacție ar duce într-un fel atât la debit, cât și la credit, cele două aspecte ale tranzacției ar trebui să fie scrise pe linii separate, astfel încât debitul și creditul să fie înregistrate pe cont propriu.
Totalurile creditelor și debitele din registrul dvs. sunt calculate separat. Acest lucru nu numai că vă ajută să evitați erorile matematice care ar putea apărea atunci când încercați să combinați creditele individuale și debitele într-un total unic, dar, de asemenea, vă permite să vedeți cât de mulți bani în total se întâmplă și ieși.
Odată ce ați calculat totalurile pentru debitele și creditele calculate, calculați totalul capitalului propriu al companiei, scăzând totalul de debit din totalul creditului. Dacă aveți mai multe debite decât creditele, veți rezista cu capitaluri negative care necesită fonduri suplimentare pentru acoperire; acest lucru poate însemna lichidarea unor active, preluarea de datorii suplimentare sau atragerea de fonduri din economii sau alte investiții ale societății. Cu toate acestea, dacă aveți mai multe credite decât debitele, aveți fonduri suplimentare pentru a le utiliza pentru extinderi, pentru finanțarea achiziționării de noi active sau pentru a face noi investiții în viitorul companiei dvs.
Ce înseamnă nota de credit?
Un lucru important pentru a afla atunci când se ocupă de subiectul debitelor și creditelor de afaceri este nota de credit. Vă puteți gândi la acest lucru ca la o factură inversă. Nota de credit este oferită afacerii dvs. de către un vânzător sau o persoană care se află într-o poziție similară atunci când vă eliberează un credit. Acest lucru poate fi rezultatul unor mărfuri deteriorate, care trebuie returnate furnizorului sau un apel de service nesatisfăcător, dar acestea sunt doar exemple de momente în care o notă de credit ar putea fi emisă.
Nota de credit în sine este o chitanță, identificând motivul pentru care creditul este emis și care a autorizat creditul. Creditele asociate cu notele de credit provin adesea sub formă de "credit de magazin" sau structuri similare de credit, oferind afacerii dvs. o sumă fixă de credit preplătit la vânzător sau la furnizorul de servicii la următoarea comandă sau apel. Nota de credit servește ca documentație a acestei sume plătite și este utilizată de departamentul dvs. contabil pentru a nota tranzacția ca credit în registrul dvs. După ce plasați o comandă, efectuați un apel de serviciu sau utilizați în alt mod creditul, debitul este înregistrat în registrul dvs. pentru a indica tranzacția care utilizează creditul menționat în notă.
Este de remarcat faptul că notele de debit există de asemenea și acționează în contradicție cu notele de credit. Dacă o afacere vă emite o notă de debit, atunci se referă la o problemă de returnare sau de serviciu pe care o aveau cu compania dvs. Pentru a onora nota de debit, trebuie fie să procesați o rambursare de rambursare, fie să eliberați un credit preplatit pentru suma notei. Desigur, într-o situație în care cineva este nemulțumit de un element sau de un serviciu furnizat de compania dvs., este mai probabil să oferiți o notă de credit în loc de acea persoană care redactează o notă de debit. Drept urmare, notele de credit sunt mult mai frecvente și sunt mai susceptibile de a fi utilizate în cursul afacerilor dvs. de afaceri.
Considerațiile privind creditul de afaceri
Conceptul de credite, în ceea ce privește debitele, este unul important pentru contabilitatea de afaceri. Din păcate, aceasta uneori duce la un pic de confuzie pentru cei care nu sunt familiarizați cu contabilitatea cu dublă intrare. Datorită diferitelor semnificații asociate cuvântului "credit", este important să abordăm subiectul liniilor de credit și al altor forme de credit acordate întreprinderilor. Nu numai că acest lucru vă oferă informațiile de care aveți nevoie dacă vi se cere să faceți o distincție între cele două, dar, de asemenea, datoriile sunt încă considerate un credit în contabilitate cu dublă intrare.
Cardurile de credit de afaceri și liniile de credit sunt similare cu cele pe care le cunoașteți pe partea consumatorilor de lucruri, dar acestea sunt emise pentru afacerea în sine în loc de o persoană fizică. Dacă afacerea dvs. este relativ nouă, este posibil să fie necesar să furnizați informații personale și să efectuați o verificare a creditului pentru a obține un credit de afaceri securizat, deoarece majoritatea creditorilor nu sunt dispuși să acorde credite unei companii care nu are o istorie reală. În acest caz, acestea utilizează bonitatea proprietarului ca modalitate de a stabili creditul. Acest lucru creează răspundere personală pentru dvs., dar uneori acest lucru nu poate fi evitat. Pe măsură ce afacerea dvs. devine mai stabilă și are afaceri cu una sau mai multe bănci, aceasta își va construi bonitatea. În acest moment, puteți solicita carduri de credit corporative și alte produse de credit emise numai pe baza reputației și a activelor companiei.
Este esențial ca aceste produse de credit să fie înregistrate ca credite în registrul dvs., chiar dacă ele reprezintă datorii în actualitate. Acestea reprezintă o extindere a puterii de cumpărare a companiei dvs. și, prin urmare, sunt văzute de registrul dvs. contabil ca fiind aceleași ca și numerarul în aceeași sumă. Achizițiile efectuate cu produsele de credit sunt încă înregistrate ca debite, desigur, iar reducerea creditului disponibil este înregistrată în registru prin faptul că debitul a redus totalul capitalului disponibil (care a inclus suma creditului dvs. când ați adăugat acea sumă ca credit.)
Plățile lunare pe liniile dvs. de credit vor fi adăugate drept cheltuieli atunci când facturile vor veni, reducându-le în continuare capitalul, pe măsură ce efectuați plăți asupra acestora. Rețineți că nu mai adăugați plata în capitaluri proprii după procesare, chiar dacă creditul disponibil a fost extins. Chiar dacă aveți mai mult credit disponibil, încă mai aveți bani la îndemână pentru că a trebuit să efectuați plata în primul rând. Acest lucru vă păstrează capitalul echilibrat în timp ce vă rambursați liniile de credit, deoarece fiecare plată va necesita bani reali la îndemână. Nu veți adăuga linii de credit înapoi în calitate de credit, decât dacă compania dvs. deschide o nouă linie.
