Fiecare tranzacție care are loc într-o organizație impune departamentului contabil să ia în considerare impactul său financiar. Contabilul trebuie să înregistreze fiecare tranzacție cu impact financiar în evidențele contabile. Multe companii emit cărți de debit și de credit angajaților pentru a reduce rambursările pe care le procesează. În loc să ramburseze angajații, compania plătește fie factura cardului de credit, fie ajustează înregistrările pentru tranzacția de debit. Înregistrările contabile variază în funcție de modul în care angajatul a folosit un card de debit sau de credit.
Tranzacție cu card de debit
Băncile eliberează cardurile de debit angajaților companiei pentru a reduce numărul de cecuri pe care compania trebuie să le imprime. O operațiune de debit card elimină numerar din contul bancar al companiei la momentul efectuării tranzacției. Angajatul utilizează un card de debit în același mod în care utilizează un card de credit atunci când efectuează achiziții. Banca primește o notificare electronică a tranzacției și transferă banii către vânzător pentru a plăti pentru tranzacție.
Contabilitate cu card de debit
Atunci când un angajat efectuează o tranzacție utilizând cardul de debit, contabilul companiei trebuie să actualizeze înregistrările financiare. Contabilul contactează angajatul pentru a determina ce a fost tranzacția. Contabilul utilizează aceste informații pentru a determina ce cont de cheltuieli să utilizeze în înregistrarea contabilă. Contabilul crește contul de cheltuieli și scade în numerar.
Cartea de credit Transaction
Băncile eliberează cărților de credit angajaților companiei pentru a reduce numărul rapoartelor de cheltuieli prezentate de angajați. O tranzacție cu card de credit creează o datorie pentru compania care solicită societății să plătească banca la sfârșitul perioadei. Angajatul utilizează un card de credit atunci când efectuează achiziții online, telefonic sau personal. Banca primește o notificare electronică a tranzacției. La sfârșitul perioadei, banca adaugă toate tranzacțiile și trimite un proiect de lege societății.
Contabilitatea cărților de credit
Atunci când un angajat efectuează o tranzacție utilizând cardul de credit, își păstrează chitanța și scrie o descriere a tranzacției pe chitanță. La sfarsitul lunii, ea isi depune toate chitantele catre contabilul companiei. Contabilul compară încasările cu factura și se asigură că toate tranzacțiile sunt contabilizate. Contabilul utilizează încasările pentru a determina ce cont de cheltuieli să utilizeze în înregistrarea contabilă. Contabilul crește contul de cheltuieli și scade în numerar.
