Satisfacerea lentă a comenzilor poate duce la scăderea calității serviciului de relații cu clienții pe care compania dvs. îl poate oferi. Serviciul pentru clienți de calitate inferioară va afecta în cele din urmă linia financiară a afacerii dvs. Obținerea aprobărilor pentru comenzile de cumpărare procesate cât mai repede și mai eficient posibil înseamnă că compania dvs. va avea resursele necesare pentru a menține lucrurile în flux în timp util. Utilizarea clientului de e-mail Microsoft Outlook pentru a trimite solicitările de aprobare a comenzilor de achiziție poate contribui la eficientizarea procesului de comandare a consumabilelor sau a mărfurilor cu ridicata, asigurându-vă în același timp că respectați procedurile corecte de achiziționare.
Pregătiți o comandă de aprovizionare
Accesați pagina de șabloane "Achiziție și vânzare comandă" Microsoft Office și alegeți un șablon. Asigurați-vă că puteți deschide, edita și salva șablonul într-un program de pe computer. Creați șabloane utilizând Microsoft Excel, Microsoft Word sau un alt program aplicabil.
Selectați "Deschis" când faceți clic pe butonul "Descărcați" pentru șablonul selectat pentru a deschide șablonul în programul desemnat. Personalizați șablonul pentru a vă satisface nevoile și salvați-l pe computer.
Creați și salvați propriul șablon personalizat dacă nu vă place nici unul dintre șabloanele disponibile la Microsoft. Dacă este necesar, puteți utiliza șabloanele Microsoft ca ghid.
Creați un "document nou" bazat pe șablonul dvs. utilizând meniul de programe. Utilizarea unei comenzi rapide nu va permite accesul la șabloane. Completați documentul și salvați-l pe computer.
Utilizați un program financiar pentru a trimite o comandă de cumpărare dacă acesta este modul în care creați comenzile dvs. de achiziție. Unele programe financiare precum QuickBooks au integrarea Microsoft Outlook, astfel încât să puteți trimite o comandă de achiziție pentru aprobare direct din program.
Exportați comenzi de achiziție din software financiar fără integrarea Microsoft Outlook utilizând foi de calcul sau format de cuvânt dacă este posibil. Dacă acest lucru nu este posibil, imprimați comanda de achiziție completă ca document PDF și salvați-o pe computer.
Trimiteți o comandă de aprovizionare
Deschideți Microsoft Outlook și faceți clic pe butonul "Nou" din colțul din stânga sus pentru a deschide un mesaj nou.
Accesați fila "Inserare". Faceți clic pe "Atașare fișier" și navigați la comanda de cumpărare pentru ao selecta. Faceți clic pe butonul "Inserați" pentru al atașa la e-mail.
Setați dimensiunea fontului la 14, iar culoarea fontului este neagră. Tip "Am examinat și aprobat comanda de achiziție atașată:" Începeți o nouă linie.
Setați dimensiunea fontului la 11, iar culoarea fontului este gri. Tip "Examinați comanda de achiziție atașată și răspundeți la acest e-mail. Introduceți sub "Y- Numele dvs." pentru a aproba comanda de achiziție sau "N- Numele dvs." pentru a respinge comanda de achiziție. Notă: răspunsul trebuie să provină din contul de e-mail la care a fost trimis.
Treceți patru linii și setați dimensiunea fontului la 14, iar culoarea fontului este neagră. Tip " Nu sunt autorizat să aprob această comandă de achiziție." Începeți o nouă linie.
Setați dimensiunea fontului la 11, iar culoarea fontului este gri. Introduceți "Răspundeți expeditorului". Plasați un X în câmpul de mai sus, dacă nu sunteți autorizat să aprobați această comandă de achiziție și dacă știți cine este, includeți numele, de exemplu, X - Bill Smith."
sfaturi
-
Imprimați o copie a unui e-mail aprobat pentru o comandă de cumpărare și atașați-o la factura pentru achiziție pentru a documenta că achiziția a fost autorizată.
Avertizare
Obținerea unei semnături fizice este mai sigură decât o aprobare prin e-mail, deoarece altcineva poate avea acces la contul de e-mail al persoanei dacă este semnat în toată ziua.
