O factură este un document pe care un furnizor îl trimite unui cumpărător împreună cu un transport de mărfuri. Ea stabilește elementele incluse în livrare și suma datorată pentru ele. O declarație este un raport actualizat referitor la ceea ce un client are în continuare un furnizor în cont.
Diferențe de intenție
Scopul principal al unei facturi este de a cere unui cumpărător să plătească. De asemenea, factura informează cumpărătorul despre costul fiecărui element inclus într-o comandă de achiziție. Este comunicarea vânzătorului cu privire la motivul pentru care cumpărătorul datorează o anumită sumă. Scopul principal al unei declarații este de a obliga un cumpărător să efectueze o plată în cont. În timp ce o declarație include cele mai recente taxe, ea notifică, de asemenea, cumpărătorului sumele încă datorate achizițiilor anterioare.
Elemente de facturare
O factură tipică include o serie de elemente legate de comanda respectivă. În partea de sus a facturii este inclus un antet cu titlul facturii, informații de contact pentru vânzător și un nume și număr de client. De asemenea, are un număr de factură pentru urmărire. Data achiziționării, numele produsului, numărul produsului, cantitățile comandate și costul unitar sunt detaliate pentru fiecare bun comandat. Un subtotal pentru toate articolele achiziționate, o sumă de impozit pe vânzări și un total final sunt de obicei afișate în partea de jos a facturii. Are informații despre termenii de plată și adresa de plată.
Elemente de declarație
O declarație nu este, de obicei, la fel de complicată sau detaliată ca o factură. Afișează data fiecărei tranzacții înregistrate în perioada de raportare. Unele companii includ doar sume neplătite pe declarații, în timp ce altele arată toate tranzacțiile într-o anumită perioadă. Numărul facturii și factura totală din fiecare factură sunt detaliate pe declarație. Aceste informații permit clientului să compare facturile plătite și neplătite în declarație cu facturile și chitanțele. Declarația include și termenii de plată și informațiile privind remitențele.
Date și plăți
O factură include în mod normal data la care a fost procesată sau expediată o comandă, precum și o dată datorată plății. O declarație are o "dată de declarație", care este ziua în care declarația este finalizată și trimisă cumpărătorului. Cel mai bine este ca cumpărătorii să plătească în mod obișnuit soldurile datorate atunci când sosesc o factură în loc să aștepte declarații, sfătuiește contabilul Harold Averkamp. Declarațiile sunt emise uneori înainte de procesarea plăților. Astfel, prin facturarea constantă a facturilor, evitați confuzia cu privire la faptul că a fost plătit un sold atunci când sosesc o declarație.
