În centrul fiecărei afaceri sau organizații de succes este un sistem de contabilitate funcțional. Sistemele de contabilitate oferă o metodă computerizată de înregistrare și urmărire a operațiunilor financiare zilnice, lunare și anuale ale unei afaceri. În plus, întreprinderile mici și mari utilizează sisteme contabile pentru a genera date care să le permită să ia decizii de management corecte. Cu toate acestea, dacă un sistem contabil funcționează pentru a îndeplini aceste obiective depinde de o serie de factori.
Compatibilitatea cu afacerea
Funcțiile sistemelor contabile sunt influențate de natura afacerilor și a operațiunilor acestei afaceri. Industrii diferite necesită diferite tipuri de sisteme și caracteristici diferite în sistemele de contabilitate. Având un sistem contabil adecvat pentru industrie, sistemul asigură atingerea obiectivelor specifice unei afaceri.
În plus, funcțiile zilnice ale unei afaceri influențează de asemenea tipul de sistem contabil necesar și modul în care funcționează acest sistem. În general, un sistem contabil este eficient în măsura în care este compatibil cu nevoile zilnice ale afacerii, cum ar fi stocarea informațiilor despre clienți, crearea de facturi, păstrarea contului și urmărirea inventarelor.
Percepţie
Modul în care un sistem contabil este primit de angajați și de conducerea unei organizații influențează eficacitatea și relevanța acesteia. Rezistența angajaților la schimbările din sistemele contabile poate fi cauzată de complexitatea sistemului, de eficacitatea unui sistem existent sau de reținerea introducerii controalelor contabile și a auditului. Cu toate acestea, uneori, angajații pot vedea nevoia de sisteme contabile, contrar opiniilor conducerii. Lipsa suportului din partea conducerii poate face sistemul contabil irelevant pentru funcțiile decizionale ale organizației. Acest lucru se datorează faptului că datele colectate de sistem sunt esențiale pentru utilizarea și luarea în considerare a managementului.
Nivelul de pregătire
Atunci când sistemele de contabilitate sunt introduse într-un mediu de afaceri, formarea utilizatorilor este o cerință-cheie. Nivelul și natura instruirii realizate de utilizatori influențează modul în care sistemul servește îndeplinirii obiectivelor de afaceri. Lipsa instruirii adecvate a utilizatorilor, cum ar fi managerii și supraveghetorii, poate determina sistemul contabil să fie o problemă mai degrabă decât o soluție pentru managementul financiar. Pe de o parte, utilizatorii care sunt bine instruiți în manipularea unui sistem contabil vor folosi acest sistem pentru a ușura funcțiile financiare și contabile ale afacerii.
Punerea în aplicare
Natura implementării și partenerii de implementare influențează eficacitatea sistemelor contabile. Implementarea nu este aceeași cu instalarea; implică integrarea sistemului contabil în operațiunile unei afaceri. Partenerii de implementare includ membrii echipei și, mai important, furnizorul de servicii. Un sistem slab implementat, care nu are suportul membrilor echipei și urmărirea furnizorului de servicii, va eșua. Intrarea și sprijinul partenerilor de implementare asigură funcționarea corectă a sistemului de contabilitate.
