Scrisorile de afaceri reprezintă o formă importantă de comunicare indiferent de țara în care lucrați, însă Japonia a transformat practica de a scrie o scrisoare de afaceri într-o formă de artă. Scrierea unei scrisori în lumea afacerilor japoneze, fără a prezenta o înțelegere clară a protocolului cultural, poate complica din neatenție relația dvs. cu compania în cauză. O scrisoare clar scrisă care afișează o sensibilitate față de alte culturi va vorbi foarte mult despre eforturile dvs. și despre compania dvs.
Deschiderea comentariilor
Comentariile de deschidere sunt foarte importante și merg dincolo de deschiderea pe care o folosim în America. În general, cea mai politicoasă formă de salut este "Haikei", echivalentă cu "Dragă", dar într-un cadru mult mai formal. În funcție de starea persoanei în care scrieți, este recomandabil să utilizați sufixul -san sau -sama, deși acesta din urmă ar trebui să fie utilizat numai dacă sunteți foarte deferențial față de destinatar. Un salut ușor mai puțin formal este "Zenryaku" (tradus "fără un comentariu de deschidere"), dar acest lucru este folosit numai atunci când scrisoarea va fi foarte scurtă și este tratată ca un scuză pentru scurtă durată.
Încheierea comentariilor
Comentariile închise sunt, desigur, la fel de importante ca și comentariul de deschidere. În mod obișnuit, cuvântul asociat cu "Haikei" este "Keigu", care se traduce aproximativ în engleza "Sincerely". Femeile vor folosi uneori "Kashiko", deoarece este mai formal. Cuvântul asociat cu "Zenryaku" este "Sousou".
Spectacolul Keigo
Limba japoneză are terminații diferite pentru cuvintele rădăcină, fiecare depinde de situație și de cine vorbești. Limbile asiatice sunt unice de la omologii occidentali în folosirea lui keigo sau discurs onorific, pentru a-și exprima respectul față de cealaltă parte. În aceste cazuri, terminațiile cuvântului vor diferi, cum ar fi utilizarea termului -desu în loc de cel mai casual -da. Eticheta scrisorii de afaceri impune ca încercați să utilizați cea mai mare și cea mai politicoasă formă posibilă dintr-o anumită situație din respect față de destinatar.
Fraze de stoc
Frazele de fond sunt în general evitate în America, însă în Japonia se așteaptă de fapt. Spunând ceva de genul "Cum esti?" Poate părea o idee proastă pe o scrisoare de afaceri, dar chiar dacă scrieți la VP pentru marketing într-o companie mare, întrebați despre sănătatea sau familia destinatarului este considerat politicos și grijuliu gest. Nu uitați să utilizați în orice moment formularul de limbaj politicos, chiar și atunci când vorbiți despre vreme.
Meshi
Un meshi este o carte de vizită japoneză și ceva asemănător cu o insignă de onoare în lumea salariatului japonez. Un întreg ritual o urmează, care implică actul de primire a cărții cu ambele mâini, iar destinatarul este așteptat să păstreze cardul pe masă în orice moment în timpul întâlnirii. Într-o scrisoare de afaceri, dacă nu l-ați întâlnit niciodată pe destinatar, este bine să includeți o scrisoare cu litera. Acest lucru nu este necesar dacă ați întâlnit anterior destinatarul scrisorii.
