În cursul lunii de afaceri a unei companii, contabilii efectuează mai multe intrări în sistemul contabil. Unele dintre aceste intrări apar ca intrări de cărți numite "intrări în jurnal", făcute direct în registrul general. Unele dintre aceste intrări, atunci când sunt introduse într-o lună, trebuie să revină în luna următoare pentru a șterge contul. Un domeniu în care se aplică acest lucru este angajamentele lunare.
Inversarea intrărilor
O intrare care necesită inversare include sumele înregistrate în sistemul contabil pentru a aloca cheltuieli care se întind pe două perioade contabile. De exemplu, în cazul în care o factură pentru plata unui împrumut cu dobândă este datorată în fiecare lună în data de 15, doar o jumătate din înregistrare se aplică lunii curente, în timp ce cealaltă jumătate a înregistrării se aplică lunii următoare. Pentru a acomoda această tranzacție, contabilul va cheltui o jumătate din suma în luna curentă și va face o intrare ajustabilă pentru a doua jumătate a sumei. La începutul lunii următoare, contabilul va trebui să inverseze intrarea ajustabilă pentru a șterge contul. Avantajul utilizării intrărilor de mers înapoi este acela că permite contabilului să reflecte cheltuielile în perioada în care au loc.
Acumulările
Contabilii creează intrări pentru elementele de cheltuieli care nu au fost primite. De exemplu, dacă ați facturat un client pentru 500 USD, dar ați plătit un furnizor de 100 USD pentru finalizarea lucrării pentru factura respectivă și nu ați primit factura furnizorului, trebuie să acumulați pentru aceasta. Scopul este de a asigura că, pentru veniturile generate, cheltuielile sunt înregistrate, de asemenea. Pentru luna în care ați facturat clientul 500 $, ați acumula o cheltuială de 100 USD pentru vânzător, ceea ce necesită o intrare de inversare în luna următoare. Cu toate acestea, atunci când acumulați și inversați intrările, nu puteți uita să faceți intrarea inversă sau contul dvs. de cheltuieli va fi supraevaluat. Un dezavantaj al utilizării intrărilor de inversare este posibilitatea de a le uita să le faci.
Lucrați dublu
Efectuarea intrărilor de mers înapoi necesită un sistem de urmărire a acestora pentru a se asigura că acestea au fost finalizate cu succes. Fără a urmări intrările de inversare într-o foaie de calcul, nu veți ști ce să inversăm în perioada următoare. Sistemele de contabilitate care necesită introducerea manuală a înregistrărilor de mers înapoi necesită manualul de a efectua lucrări duble. Pentru fiecare intrare făcută care necesită o inversare în perioada următoare, contabilul trebuie să facă două intrări, câte unul în fiecare perioadă. Aceasta poate fi o sarcină greoaie și necesită urmărirea oricăror erori, deoarece sumele introduse într-o perioadă și inversate în următoarea perioadă trebuie să fie aceleași pentru a zero.
Valorile conturilor exagerate sau incomplete
Un alt neajuns în utilizarea intrărilor de inversare este faptul că erorile pot supraexpune sau subestima contul. În timp ce angajamentele permit unui contabil să urmărească în mod corespunzător veniturile sau cheltuielile efectuate, dar care nu au fost primite, uitarea pentru a inversa intrarea poate ajunge într-o sumă exagerată sau subevaluată în cont, deoarece intrarea de mers înapoi ar fi absentă.
Mai multe intrări, mai multe erori
Utilizarea intrărilor de inversare dublează activitatea contabilului, iar șansa de erori crește atunci când lucrarea manuală crește. Un sistem care oferă o inversare automată a intrărilor acumulate poate fi cel mai eficient, deoarece intrarea originală trebuie făcută o singură dată. Deși contabilul va examina în continuare intrările de inversare, nu va trebui să-și dubleze munca.
