Ca proprietar al unei întreprinderi mici, doriți să creați un mediu de lucru productiv care să stimuleze creativitatea și inovația. Un spațiu mic, aglomerat, cu mobilier vechi și computere învechite poate afecta moralul angajatului și performanța generală. Prin urmare, este important să configurați un sistem de birou modern, care să țină echipa angajată și motivată. Gândește-te la asta ca pe o investiție în afacerea ta.
sfaturi
-
Un sistem de birou este o rețea de resurse interconectate care asigură un mediu de lucru fără probleme.
Ce este un sistem de birou?
Termenul de sistem de birou are sensuri diferite față de diferite persoane. În general, se referă la diferitele componente și elemente ale unui birou, de la computere și echipamente de lucru la aspectul fizic și ambianța sa. Acesta acoperă, de asemenea, modul în care angajații interacționează și cultura generală a birourilor.
Fără aceste elemente, un birou este doar o cameră sau un spațiu gol. Este oamenii și echipamentele care transformă acest spațiu într-un mediu atrăgător de vizibil și productiv, care se aliniază cu viziunea și obiectivele lor. De fapt, unele surse spun că productivitatea este de până la Cu 20% mai mare în companiile cu spații de birouri bine concepute _._ Angajații trebuie să se simtă în siguranță și confortabili la locul de muncă și să aibă acces la echipamente de calitate, astfel încât să poată atinge performanțe maxime.
Spațiul de lucru fizic are un impact direct asupra productivității și satisfacției dvs. de lucru. Bunăstarea angajaților și performanța la locul de muncă sunt strâns legate. Angajații fericiți se vor simți mai motivați și vor depune eforturi mai mari pentru a ajuta organizația să își dezvolte și să-și atingă obiectivele. Acest lucru va duce la clienți mai fericiți și servicii de calitate superioară.
Îmbunătățiți fluxul de informații
Un sistem funcțional de birou vă va asigura angajații dvs. să aibă acces la cunoștințele de care au nevoie atunci când au nevoie de ele. Prin urmare, este esențial să le furnizați sisteme informatice moderne, software și echipamente care să faciliteze fluxul de informații. Luați în considerare investiția în instrumente de colaborare în echipă, cum ar fi Slack și Asana, sistemele VoIP, software-ul de birou, software-ul de rețea Ethernet și de management de proiect.
Cu aceste resurse, echipa dvs. va avea acces în timp real la date și poate comunica mai eficient. Angajații care călătoresc sau lucrează de la distanță vor putea să partajeze fișiere în mișcare, să comunice cu colegii lor pe web și să schimbe rapid informațiile. Unele instrumente, cum ar fi software-ul de management de proiect, pot eficientiza sarcinile consumatoare de timp, pot îmbunătăți colaborarea și pot genera rapoarte cu informații valoroase despre proiectele pe care lucrați.
Luați în considerare angajarea unui administrator de birou
Ca proprietar de afaceri, este posibil să nu aveți timpul sau expertiza necesară pentru a asigura buna funcționare a unui sistem de birou. Ați prefera să vă concentrați asupra aspectelor esențiale ale afacerii dvs., cum ar fi achiziționarea de noi clienți sau extinderea operațiunilor. În acest caz, luați în considerare angajarea unui manager de birou. El se va asigura că biroul dvs. funcționează fără probleme, își organizează aspectul, planifică întâlniri și determină ce tip de software și alte echipamente de care are nevoie echipa dumneavoastră.
Funcțiile unui manager de birou depind de industrie și tipul de afacere. Unul care lucrează pentru un birou de avocatură, de exemplu, va avea responsabilități diferite decât unul angajat de o agenție de creație sau de o companie de cercetare. În general, managerii de birouri sunt responsabili pentru:
- Finalizarea sarcinilor administrative
- Supervizarea angajaților
- Organizarea de evenimente, întâlniri și conferințe
- Achiziționarea de software de afaceri, materiale de birou și echipamente
- Administrarea bugetelor de birouri
- Asigurarea conformității angajaților cu politicile de sănătate și siguranță
- Pregătirea rapoartelor
- Analiza consumului de energie
- Păstrarea stocurilor în stoc
- Menținerea condiției de birou
- Identificarea ineficiențelor și a domeniilor de îmbunătățire
- Rezolvarea conflictelor și atribuirea sarcinilor
Mai mult, acești profesioniști vă pot explica tehnicile de birou și practicile de management pentru echipa dvs., pot oferi instruire și pot îndeplini sarcini IT generale. Unii se pot ocupa chiar de salarizare și de contabilitate. Rolul lor principal este de a asigura buna funcționare a biroului dvs.
Creați o cultură pozitivă în birouri
Pe lângă investirea în echipamente de calitate și respectarea practicilor de sănătate și siguranță, este important să creați o cultură pozitivă a biroului. Angajații dvs. sunt cele mai valoroase bunuri, deci trebuie să oferiți un mediu de lucru în care aceștia își petrec timpul. Cultura companiei este o componentă cheie a unui sistem eficient de birou.
Concentrați-vă pe crearea unei ambianțe în care oamenii se simt angajați și motivați. Luați timp pentru a asculta ceea ce au de spus și pentru a solicita feedback-ul lor în mod regulat. Ei pot veni cu idei și sugestii noi despre cum să reducă costurile operaționale, să atragă mai mulți clienți sau să facă lucrurile mai bine și mai rapid. Încurajați-i să-și exprime opiniile și să vă spună ce au nevoie pentru a lucra mai eficient.
Lucrurile simple, cum ar fi furnizarea de cafea gratuită, trecerea la birourile ergonomice și sărbătorirea unor mici realizări împreună, pot contribui la satisfacerea și productivitatea angajaților. De fapt, organizațiile cu angajați angajați raportează a uimitoare performanță cu 202% mai mare decât cei fără ele. Un sistem de birou bine conceput ar putea fi exact ceea ce aveți nevoie pentru a vă dezvolta afacerea și pentru a obține un avantaj competitiv.
