Propunerile de scrisori pot servi drept instrumente importante pentru a câștiga noi clienți, a începe noi proiecte și a dezvolta o afacere. De la structura și design la limba utilizată în document, liderii de afaceri trebuie să ia în considerare toate aspectele unei propuneri înainte de a le trimite destinatarului destinat pentru a maximiza eficacitatea documentului. La fel ca deschiderea unei astfel de scrisori este esențială pentru a atrage cititorul să citească conținutul integral, ultimele câteva propoziții ale unei scrisori de propunere sunt de o importanță deosebită, deoarece acestea sunt ultimele cuvinte pe care destinatarul le va citi înainte de a lua o decizie.
Scrierea unei propuneri eficiente
Pentru a scrie o scrisoare de propunere eficientă, este util să începeți prin colectarea tuturor informațiilor relevante pe care intenționați să le includeți în document. Acestea pot include statistici, cifre bugetare, date, definiții și acreditările companiei. De asemenea, puteți să începeți cu o schiță, care este un instrument de scriere care vă poate ajuta să planificați diferitele categorii ale propunerii dvs.
Introducerea propunerii dvs. ar trebui să provoace interesul cititorului și va include probabil unele informații de bază despre compania dvs. și de ce este calificată să îndeplinească sarcina specială în cauză. Introducerea poate include, de asemenea, o prezentare generală a subiectului propunerii, astfel încât destinatarii să înțeleagă ce urmează să citească și de ce ar trebui să continue să citească. Unele propuneri pot începe, de asemenea, cu un rezumat, care este o scurtă trecere în revistă care rezumă punctele-cheie ale propunerii. Rezumatul executiv este util pentru destinatarii care nu au timp suficient, dar doresc să înțeleagă ce este vorba despre propunere.
Principalele secțiuni ale propunerii dvs. vor varia în funcție de proiect, dar pot include secțiuni care discută despre bugetul sau prețurile proiectului, despre cronologia propusă pentru proiect și despre riscurile asociate proiectului. De asemenea, puteți discuta despre materialele necesare pentru finalizarea proiectului, despre forța de muncă sau tipurile de lucrători necesare pentru finalizarea proiectului și despre veniturile proiectate sau despre rezultatele generate de proiect.
Este important să adaptați documentul la publicul dvs. specific când scrieți o propunere. Limba pe care o utilizați va varia în funcție de expertiza publicului, precum și de gradul de familiaritate cu aspectele tehnice ale proiectului.
Înainte de a trimite propunerea unui cititor, modificați cu atenție documentul și eliminați orice greșeli de ortografie, erori gramaticale și inexactități de fapt. Typos și alte greșeli pot fi percepute ca neprofesionale și pot duce la respingerea propunerii.
Încheierea unei scrisori de propunere
Concluzia unei propuneri este un element critic al documentului general. Când destinatarul termină citirea propunerii, ultimele câteva propoziții sau paragrafe ar trebui să rămână în mintea ei. O concluzie eficientă vă poate ajuta să încheiați acordul și să îi conduceți pe cititor să facă afaceri cu compania dvs. În timp ce alte părți ale propunerii sunt, de asemenea, importante pentru a obține aprobarea pentru a avansa, este logic să petreceți mai mult timp în ultimele propoziții pentru a vă asigura că propunerea este persuasivă.
În concluzie, luați în considerare recaptarea punctelor de sus a propunerii pentru a sublinia conceptele majore, având grijă să nu repetați în scris ceea ce ați scris deja. Acest rezumat final trebuie să furnizeze o analiză sau o explicație care să conecteze toate punctele principale. De asemenea, puteți să încurajați destinatarul să continue conversația oferindu-vă să răspundă la orice întrebări care persistă sau să discute ideea mai profundă la o dată ulterioară. De exemplu, puteți scrie: "Vă rog să-mi spuneți dacă aveți întrebări suplimentare - aș fi bucuros să le răspund". Unele scrisori de propunere eficiente se încheie și cu un apel la acțiune, care poate crea un sentiment de urgență și un motiv pentru care destinatarul să avanseze cu propunerea. Un exemplu de chemare la acțiune este: "Începeți astăzi acest proiect contactând echipa noastră".
