Un administrator de subvenții este responsabil de supravegherea propunerilor de finanțare nerambursabilă, monitorizarea fondurilor nerambursabile și asigurarea faptului că toate activitățile de finanțare sunt conforme cu contractul. Administratorul trebuie să fie familiarizat cu toate termenele și rezultatele măsurabile și să producă corespondență, să creeze rapoarte și să țină evidențe pentru a dovedi că sunt îndeplinite toate condițiile acordării subvenției. Colectarea datelor, introducerea datelor și analiza fac parte din proces. Administrarea grantului este o activitate profesională care necesită o atenție deosebită pentru detalii și expertiză tehnică.
Organiza
Colectați și organizați propunerea de finanțare, toate materialele colaterale și corespondența ulterioară legată de atribuire. Utilizați secțiunile de granturi ca punct de plecare pentru organizație, cu un fișier pentru fiecare rezultat măsurabil, de exemplu. Trimiteți toate datele colectate în baza rezultatului la care se referă, astfel încât informațiile să fie disponibile imediat când este timpul să faceți rapoarte lunare sau la sfârșitul anului. Există o mulțime de documente care implică administrarea adecvată a unei subvenții și aceasta trebuie să fie atent organizată.
Identificați și trimiteți formularele solicitate în maniera și termenul specificat în contract. Crearea unei liste de verificare și a unei linii de timp precoce a procesului va ajuta la asigurarea conformității.
Determinați și implementați sistemele de colectare a datelor necesare pentru a îndeplini condițiile grantului. Fiecare rezultat măsurabil specificat în subvenție trebuie să fie dovedit cu documentația. De exemplu, dacă ați promis să înscrieți 50 de studenți, trebuie să aveți formulare de înscriere și foi de înscriere în formă scrisă.
Monitorizați bugetele: urmăriți cheltuielile pentru a vă asigura că achizițiile și cheltuielile sunt efectuate în funcție de elementele rând din buget și rapoartele de emisiune periodic privind cheltuielile, astfel încât personalul să știe unde stau cu privire la cumpărare și la limitele bugetului.
Obțineți aprobarea pentru modificările de subvenție, așa cum este permis de termenii contractului, pe măsură ce perioada de acordare a finanțării progresează, iar nevoia de modificări devine evidentă. Orice modificare a condițiilor de acordare trebuie aprobată de către directorul executiv al organizației.
Monitorizați progresul către obiective și rezultatele promise și sugerați modificări dacă acestea nu sunt îndeplinite. Dacă obiectivele de participare nu sunt îndeplinite, de exemplu, membrul personalului responsabil de recrutare trebuie să fie avertizat, astfel încât să poată lua măsuri corective.
sfaturi
-
Scrieți salariul administratorului în subvenție ca element rând din buget. Dacă administratorul gestionează mai multe granturi, scrieți-le ca procent din timpul necesar pentru administrarea fiecărui grant.
Avertizare
Nu faceți greșeala de a aștepta ca personalul existent să găsească timp pentru a administra un grant considerabil. Premiile de premiere de 100.000 $ și mai mult necesită mult timp și expertiză pentru a asigura conformitatea și conformitatea sunt necesare dacă doriți să obțineți finanțare în viitor.
