Managementul portofoliului de proiecte este un proces prin care organizațiile și întreprinderile pot organiza, vizualiza și analiza proiectele lor actuale. Este folosit în mod obișnuit pentru a acorda prioritate diferitelor proiecte; acestea sunt, de obicei, sortate în diferite categorii, cum ar fi finanțe, creștere și beneficii. Portofoliul de proiecte permite în cele din urmă consiliului sau directorului general să obțină o viziune mai largă și o înțelegere mai profundă a angajamentelor actuale ale companiei.
Compilați un inventar al proiectelor actuale ale companiei. Includeți orice întreprindere pe care întreprinderea o are în prezent, indiferent cât de mică este. Furnizați suficiente informații descriptive pentru fiecare proiect, astfel încât acestea să poată fi comparate și gestionate. De exemplu, detaliați costul financiar proiectat, obiectivele, beneficiile, durata estimată și modul în care proiectul sprijină strategia globală a companiei.
O societate de locuințe, de exemplu, ar putea compila un inventar care conține un proiect de inițiativă anti-socială, un proiect de regenerare imobiliară și o construcție nouă. Compania poate scrie, de asemenea, că proiectul de regenerare imobiliară costă 1 milion de dolari, va dura aproximativ 3 ani pentru a fi finalizat și va găzdui 800 de familii noi.
Încărcați aceste informații în format electronic; acest lucru va asigura că datele pot fi comparate mai rapid și mai eficient decât printr-o echipă umană. Datele electronice pot fi, de asemenea, transferate prin e-mail și înmânate directorilor companiei imediat.
Organizați o întâlnire pentru directorii generali ai companiei și directorii de departamente (echipa de management al portofoliului sau PMT). Acești indivizi vor avea cea mai largă cunoaștere a afacerii și pot lua decizii în cunoștință de cauză în interesul companiei. Întrebați-le înainte de întâlnire să privească datele și să absoarbă informațiile pentru discuție.
Asigurați-vă că echipa de portofoliu este de acord cu criteriile de prioritizare a unui proiect. Probleme precum finanțarea și beneficiile sunt utilizate în mod obișnuit pentru a determina prioritatea, dar pot fi luate în considerare alte aspecte, cum ar fi potențialul.
Apelați întâlnirea și prioritizați proiectele curente întreprinse de companie. Ar trebui să se acorde prioritate proiectelor bazate pe potențialul lor financiar, de creștere și beneficii. Proiectele cu cea mai mare prioritate vor necesita o atenție constantă, în timp ce alte proiecte cu prioritate mai mică pot fi purtate sau abandonate din agenda companiei în întregime.
Reevaluați managementul de proiect al companiei apelând periodic la PMT. Aranjați consultanțe trimestriale, lunare sau chiar săptămânale și discutați dacă anumite proiecte necesită mai mult sprijin (ridicând astfel prioritatea lor) sau pot fi scoase mai departe în listă.
