Planificarea unei convenții de succes necesită cunoașterea obiectivelor strategice ale organizației gazdă, înainte de a începe să lucreze la logistica de bază a întâlnirilor. Folosind obiectivele strategice, puteți planifica în mod eficient cum să atrageți participanții pe care îi doriți, să alegeți locația potrivită, să alegeți cei mai buni vorbitori și să dezvoltați cele mai atractive facilități și activități.
Definiți obiectivele strategice
Obiectivele organizației pentru o convenție nu sunt întotdeauna aceleași cu obiectivele participantului la convenție. Aflați motivele organizației pentru găzduirea convenției. Poate fi să atrageți și să păstrați membrii, să generați profituri, să oferiți membrilor consiliului de administrație și membrilor comisiei un perk de vacanță sau să generați publicitate în mass-media pentru organizație.
Stabiliți planul tău tactic
Odată ce vă cunoașteți obiectivele strategice, setați obiectivele tactice pentru a le atinge. Acestea pot include alegerea de seminarii și vorbitori pentru a atrage anumite categorii de participanți, o manifestare comercială care să producă venituri, adăugarea activităților soțului / soției pentru creșterea prezenței, organizarea unor activități sociale precum un turneu de golf sau o croazieră pe râu, un banchet de premiere sau un vot anual calitatea de membru. Planul dvs. de marketing ar trebui să includă strategiile de publicitate, relații publice, promovare și social media pentru a promova convenția.
Planificați bugetul
Determinați obiectivele financiare ale organizației pentru convenție și revizuiți numerele. S-ar putea să vă limitați la un anumit buget dacă convenția este o cheltuială. Organizația ar putea avea o țintă de profit sau s-ar putea să fiți permis să cheltuiți pe baza veniturilor dvs. așteptate. Creați proiecții bazate pe venituri optimiste și conservatoare de înregistrare și sponsorizare.
Descrieți Agenda dvs.
Apoi, planificați agenda evenimentului. Alegeți data, locul și activitățile. Multe convenții au o temă care explică scopul general al evenimentului și ajută la atragerea participanților. Este posibil să trebuiască să solicitați introducerea datei și a locațiilor potențiale de la consiliul sau participanții dvs. și să efectuați vizite la mai multe locații înainte de a alege unul. Examinați informații despre convențiile anterioare pentru a afla mai multe despre locul de desfășurare, participarea, performanța financiară și feedbackul participantului și sponsorul. Creați un calendar care începe cu check-in participant și schițează programul zilnic.
Nevoile logistice de cercetare
Începeți să contactați locațiile, vorbitorii, furnizorii de catering, opțiunile de divertisment, companiile audiovizuale, imprimantele și companiile de turism. Determinați cum să se ocupe de marketing, înregistrări, sponsorizări, ecusoane, check-in-uri, cabine de prezentare, săculețe cadou, cărți de programe și pagini de pe site. Trimiteți cereri de oferte pentru furnizori externi, cum ar fi stațiuni, restaurante, terenuri de golf și agenții de turism. Aduceți împreună lista dorită de furnizori și costurile.
Scrieți o propunere
Pregătește-ți un document care arată că consiliul tău sau echipa de convenții planul tău pentru convenție. Includeți înțelegerea obiectivelor organizației și modul în care intenționați să atingeți aceste obiective. Furnizați o agendă a evenimentului cu un program zilnic detaliat. Prezentați un buget complet. Explicați de ce ați selectat tema, locația, subiectele seminarului, vorbitorii și activitățile sociale. Justificați proiecțiile de participare, cheltuieli și venituri pe baza cercetărilor dvs.
