Ședințele Comitetului joacă un rol important în funcționarea atât a întreprinderilor non-profit, cât și a celor cu scop lucrativ. Deși unele comisii funcționează pe bază informală, membrii care se întâlnesc după necesități pentru a îndeplini sarcini specifice, alte comitete sunt mai formale. Unii au responsabilități legale în ceea ce privește auditurile financiare, selecția executivă, ofertele de acțiuni, aprobările de membru și supravegherea siguranței. Aceste comitete au mai multe șanse de a adopta o structură oficială de întâlnire utilizând protocoale precum regulamentul de ordine al lui Robert sau reguli similare.
Elementele de care aveți nevoie
-
Agendă
-
Minute
Pregătiți și trimiteți o ordine scrise cu cel puțin o săptămână înainte de ședința comisiei. Toți membrii comisiei au nevoie de timp pentru a revizui ordinea de zi și pentru a se pregăti pentru subiectele care vor fi discutate în timpul reuniunii.
Apelați întâlnirea la comandă la timp. Acest lucru este efectuat în mod obișnuit de către președintele comisiei. Secretarul va lua act de toți cei care sunt prezenți la întâlnire în timp ce iau minute. Apelarea la timp a întâlnirii îi încurajează pe oameni să se prezinte la timp și demonstrează respectul pentru toți membrii comisiei și timpul lor.
Distribuiți copii ale agendei și orice rapoarte care vor fi prezentate în timpul întâlnirii. În cazul în care comitetul se întrunește permanent, distribuiți copii ale proceselor-verbale ale ședinței anterioare. Permiteți membrilor comisiei timp să revizuiască procesul-verbal, ordinea de zi și alte rapoarte. Întrebați dacă există comentarii cu privire la procesul-verbal al ședinței anterioare și apoi întrebați dacă există o moțiune și oa doua pentru a accepta procesul-verbal.
Urmați ordinea ordinii de zi pentru a acoperi fiecare articol în timpul întâlnirii. Permiteți depunerea de propuneri care sunt relevante pentru punctul de pe ordinea de zi aflat în discuție. Recunoașteți fiecare membru care dorește să vorbească despre o moțiune. Permiteți unei persoane să vorbească la un moment dat și să ofere fiecărei persoane șansa de a fi auzit, dacă este posibil. Solicitați votarea propunerii atunci când discuția a fost finalizată. În unele cazuri, membrii vor propune amendamente, iar președintele comisiei va cere votarea amendamentelor înainte de moțiune.
Terminați întâlnirea atunci când ordinea de zi a fost încheiată sau când sosesc sfârșitul programat al timpului de întâlnire. Președintele comisiei poate suspenda o ședință fără o moțiune, oa doua ședință sau un vot. Secretarul înregistrează orice activitate incompletă, astfel încât să poată fi pusă pe ordinea de zi a următoarei ședințe.
sfaturi
-
Cele mai multe reuniuni formale ale comisiilor necesită un cvorum de membri care să fie prezenți pentru ca reuniunea să fie valabilă. Statutul organizației va defini modul în care se realizează un cvorum. Este de obicei cel puțin jumătate dintre membri.
