Controlul documentelor este folosit pentru a spori eficiența unei anumite organizații prin controlul versiunilor unui anumit document eliberat. Acest lucru asigură angajaților toate versiunile potrivite ale unui anumit document. Standardele ISO sunt un set de standarde internaționale care ajută la standardizarea proceselor din cadrul întreprinderilor și, de asemenea, ajută întreprinderile să țină evidențe adecvate, potrivit Intelex. Companiile trebuie să înțeleagă ce standarde se aplică pentru afacerea lor particulară și să utilizeze măsuri de control al documentelor pentru a se asigura că aceste standarde sunt respectate.
Minimizarea documentelor
Controlul documentelor încearcă adesea să reducă sau să elimine documentele pe hârtie, astfel încât documentele să aibă un impact mai redus asupra mediului și să reducă costurile companiei, potrivit Intelex.
Ușurința accesului
Ușurința de acces este, de asemenea, un aspect important în ceea ce privește controlul documentelor. Companiile vor avea un timp mai ușor de păstrare a informațiilor actualizate dacă pot, de exemplu, să acceseze cu ușurință aceste informații de pe Internet.
Categorizarea
Documentele trebuie să fie organizate în categorii logice. Procedând astfel, pot fi găsite documentele corespunzătoare pentru o anumită situație. Aceste documente sunt adesea organizate în categorii cum ar fi politica, procedura, instrucțiunile de lucru și formele și înregistrările, conform 9000 World. ISO solicită să fie disponibile documente relevante atunci când este necesar.
Expertiză
Documentele trebuie revizuite extensiv înainte de a fi finalizate. În multe cazuri, aceste documente ar trebui să fie revizuite de mai mult de o persoană, atât în scopul supravegherii, cât și pentru a se asigura că nu se fac greșeli prin faptul că aveți o pereche suplimentară de ochi pentru a prinde greșelile, potrivit lui 9000 World. Ciclul de examinare ar trebui să includă lucrătorii implicați în documentele respective și managerii care le supraveghează, deoarece vor avea mai multă experiență și vor putea înțelege greșelile. ISO cere ca documentele să fie aprobate pentru adecvare înainte de emitere.
Statusul revizuirii
Standardele ISO cer ca documentele să fie revizuite și actualizate ori de câte ori este necesar. Condițiile dintr-o anumită companie se vor schimba în mod inevitabil, iar actualizările trebuie adăugate documentelor atunci când sunt logice. Statutul de revizuire trebuie să fie plasat pe document, în conformitate cu 9000 World. Aceste stări includ proiectarea, examinarea și aprobarea. Documentele învechite, păstrate de companie din orice motiv, trebuie identificate ca fiind depășite.
Lizibilitate
Documentele trebuie să fie întotdeauna ușor de citit și accesibile de către cei care au nevoie de ele, conform 9000 World. ISO solicită actualizarea documentelor atunci când primesc uzură sau deteriorare.
distribuire
Nu numai că documentele originare dintr-o companie ar trebui să fie controlate, dar documentele originare din țară ar trebui, de asemenea, să fie controlate, în conformitate cu 9000 World. Multe documente, cum ar fi documentele de utilizator pentru produse și mașini deținute de companie, trebuie să fie marcate în mod clar și distribuite persoanelor potrivite din cadrul companiei.
