În calitate de proprietar de afaceri, este responsabilitatea dvs. să urmăriți finanțele și să plătiți impozite la timp. În funcție de preferințele dvs., puteți să efectuați propriile contabilități, să angajați un profesionist sau să desemnați pe cineva din organizația dvs. pentru a vă ocupa de acest loc de muncă. Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, faceți timp să vă familiarizați cu diferitele sisteme de contabilitate de acolo. Asigurați-vă că aveți o înțelegere clară a diferențelor dintre sistemele cu intrare unică și sistemele cu intrări duble în plus față de programele software contabile manuale și computerizate.
Ce este un sistem de contabilitate?
Există diferite tipuri de sisteme de contabilitate și fiecare are caracteristici distinctive. Cu toate acestea, toate au un scop comun: să gestioneze activitățile financiare ale unei afaceri, cum ar fi veniturile, cheltuielile și datoriile acesteia. În această epocă digitală, cei mai mulți contabili folosesc sisteme sofisticate care conțin memento-uri restante de plată, capabilități avansate de raportare, backup automat de date, servicii bazate pe cloud și multe altele.
Fără un sistem de contabilitate în vigoare, vă va fi dificil să obțineți cărțile dvs. pregătite pentru rapoarte lunare și anuale, să urmăriți cheltuielile de zi cu zi și să evaluați performanța financiară a companiei. Calculele manuale sunt învechite și predispuse la erori umane. Sistemele computerizate de contabilitate, pe de altă parte, sunt exacte și fac totul mult mai ușor. Tu sau echipa ta vei economisi timp și bani, prevenind greșeli costisitoare.
Aceste programe pot gestiona toate tipurile de informații contabile și pot genera rapoarte detaliate. Puteți să le utilizați pentru a calcula salariile plătite și plătibile angajaților, înregistrați tranzacțiile, verificați ratele de creditare și datele de proces legate de vânzări, salarizare, inventar și alte aspecte-cheie ale afacerii dvs. Unele sisteme de contabilitate sunt concepute pentru întreprinderile mici și persoanele independente, în timp ce altele se adresează întreprinderilor mari, agențiilor guvernamentale sau anumitor industrii.
Tipuri de software de contabilitate
Alegerea unui sistem contabil depinde de buget, preferințe și mărime de afaceri. Cele patru tipuri principale de sisteme financiare software includ:
- Sisteme cu intrări simple
- Sisteme cu dublă intrare
- Sisteme de contabilitate manuală
- Sisteme computerizate de contabilitate
Acestea pot fi împărțite în mai multe categorii, cum ar fi software-ul de contabilitate cloud, software-ul de contabilitate personalizat, software-ul de planificare a resurselor întreprinderii, software-ul comercial off-the-shelf și multe altele. Cele mai recente programe au capacități de marketing și de automatizare a vânzărilor, programare nelimitată a facturilor, module de salarizare și alte caracteristici de vârf. Aplicarea lor în contabilitate merge dincolo de urmărirea operațiunilor financiare zilnice.
Sistemele cu intrări simple sunt opțiunea cea mai de bază. După cum sugerează și numele acestora, înregistrează fiecare tranzacție cu o singură intrare în jurnalul contabil. Această metodă este ușor de utilizat și nu necesită instruire în contabilitate. Se adresează companiilor mici cu un volum redus de activitate. Dezavantajul este că este predispus la erori și nu urmărește conturile de încasat, conturile de plătit, datoriile și multe altele.
Cele mai multe tipuri de sisteme financiare software de astăzi, inclusiv cele destinate întreprinderilor mici, utilizează evidența contabilă dublă. Aceasta înseamnă că fiecare tranzacție va implica cel puțin două conturi, ceea ce permite o raportare mai precisă și detectarea în timp util a erorilor.
Manual vs. Sisteme computerizate de contabilitate
Ambele tipuri de sisteme contabile se bazează pe aceleași principii. Contabilitatea manuală, totuși, necesită mult timp și implică mai multe lucrări. Cei care o folosesc trebuie să întocmească rapoarte ale situațiilor financiare, să calculeze balanțele de încercare, să înregistreze tranzacțiile în registrele fizice și așa mai departe. Deoarece totul se face manual, există un risc mai mare de eroare umană.
Sistemele computerizate, pe de altă parte, înregistrează tranzacțiile financiare în mod electronic și vă pot eficientiza operațiunile. Utilizatorii pot alege să vizualizeze date în diferite formate, să le stocheze în cloud și să le acceseze în deplasare. Exemplele includ FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero și ActivityHD.
În funcție de nișă, puteți opta și pentru sisteme de contabilitate specifice industriei, cum ar fi Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fundament Accounting sau Sage Fixed Assets. Multe programe sunt special concepute pentru instituțiile de îngrijire a sănătății, companii de producție, organizații non-profit și alte tipuri de organizații.
