Recepționerii sunt adesea primul punct de contact pe care îl întâlnesc clienții și clienții atunci când intră în locul dvs. de afaceri sau vorbesc atunci când sună. Primele impresii contează, așadar găsirea unui recepționer cu cea mai bună combinație de profesionalism, competență și prietenie va merge mult spre stabilirea afacerii dumneavoastră ca o operațiune bine condusă.
Benchmarking calitățile
Compania de gestionare a resurselor umane Grupul Rainmaker recomandă abordarea sistematică a identificării principalelor caracteristici ale unui recepționer de calitate înainte de a începe procesul de intervievare și angajare. Deoarece recepționiștii sunt de obicei primul punct de contact din lumea exterioară, mesajul pe care recepționerul îl trimite trebuie să se alinieze imaginii corporative. Stilul comportamental al recepționerului, valorile și motivațiile, împreună cu aptitudinile oamenilor și calitățile personale contează foarte mult, potrivit Rainmaker. În timp ce profesionalismul și competența sunt întotdeauna importante, calitățile personale dorite pot fi diferite, de exemplu, între o galerie de artă și o firmă de avocatură.
Valoarea comportamentului
În timp ce imaginea corporatistă este importantă, toți recepționerii de calitate împărtășesc anumite caracteristici de comportament care le fac membri eficienți ai echipei. În primul rând, recepționerii trebuie să fie orientați către clienți - inclusiv clienții care sunt și colegi. Recepționiștii ar trebui să se bucure, de asemenea, de a vorbi cu oamenii, și nu în minte întreruperi frecvente, cum ar fi un telefon de apel sau vizitator de birou. În plus, un recepționer trebuie, de asemenea, să-și poată menține mediul de lucru ordonat și curat; rămânând organizat va ajuta atunci când este chemat să îndeplinească două sarcini deodată, un eveniment comun la recepție. Competențele bune de comunicare, inclusiv abilitatea de a scrie și de a vorbi în mod clar și cu o dictatură adecvată, sunt, de asemenea, esențiale, potrivit Genius Center, o organizație de sprijinire a afacerilor.
Automotivare
Un recepționer eficient trebuie să se concentreze pe a face lucrurile în mod corect, conform Rainmaker, într-un mod care să se potrivească culturii și standardului companiei. Nu numai că un recepționist trebuie să învețe rapid cum funcționează lucrurile, dar trebuie să se concentreze asupra echilibrării unei sarcini, gestionând cu înțelepciune propriul timp. Învățarea despre afacere, incluzând în mod frecvent stăpânirea de noi sarcini și punerea în scenă acolo unde este nevoie, face din recepționer un atu valoros. Deși aceste abilități nu fac parte din descrierea oficială a postului, aceste calități determină un recepționer eficient, în afară de unul ineficient.
Competente personale
Recepționarii trebuie să lucreze cu puțină supraveghere și trebuie să fie capabili să ia decizii diplomatice, orientate către clienți, deseori sub presiune, fără a-și face rost de pene. Ca rezultat, cei mai buni recepționari sunt de obicei flexibili și au excelente abilități de planificare și organizare. Sunt, de asemenea, tact; țineți cont de faptul că un client furios își poate lua mai întâi sentimentele pe recepționer, iar un recepționer care este capabil să deranjeze frustrarea poate salva conducerea multor dureri de cap. De aceea, manierele tacite sunt esentiale.
