Menținerea etichetării adecvate a afacerii este importantă pentru secretarii care sunt adesea prima impresie a afacerii sau a unui executiv pe care o are clientul sau clientul. Practica unor reguli comune de etichetă de afaceri poate ajuta un secretar să creeze impresia cea mai pozitivă a șefului și a companiei sale.
Conduce
Conduita profesională este imperativă atunci când este la locul de muncă sau când reprezintă șeful sau compania la funcții. Foarte des, clienții sau alți profesioniști vor echivala nivelul de profesionalism al unui executiv cu secretarul său dacă executivul nu este prezent. Întotdeauna răspundeți la telefon utilizând un salut politicos, adecvat pentru afaceri. Salutați vizitatorii cu un zâmbet și fiți amabili. Nu te emoționa sau ușor de înfuriat. Mențineți o conduită politicoasă, respectuoasă în orice moment.
Rochie
Multe companii au un cod de îmbrăcăminte de îmbrăcăminte pentru afaceri care este strict impus. Chiar dacă compania dvs. nu oferă un astfel de cod de îmbrăcăminte, ar trebui să apară întotdeauna curat și bine pus împreună. Nu purtați îmbrăcăminte strânsă sau dezvăluită. Asigurați-vă că toate costumele și cămășile sunt curate și călcate corespunzător. Nu purtați fuste scurte. Pantofii dvs. ar trebui să se potrivească cu mediul de lucru - fără adidași sau flip-flops - și să vă simțiți confortabil pentru a lucra. Dacă lucrați într-un mediu industrial, este posibil să vi se impună să purtați încălțăminte plate, închise.
Adresa oficială
Un secretar ar trebui să se adreseze în mod oficial superiorilor. Acest lucru arată respectul față de supraveghetorii dvs. și ajută la menținerea unui mediu profesional de lucru. Abțineți-vă de la folosirea primului nume al șefului dvs. atunci când vă aflați într-un spațiu public sau într-un mediu de întâlnire. Utilizați întotdeauna "domnul" sau "Doamna" când se adresează altor directori ai companiei. Dacă șeful dvs. solicită o adresă mai neobișnuită, cum ar fi folosirea prenumelui sau a pseudonimului, folosiți-o doar atunci când se află într-un cadru mai privat sau informal, cum ar fi în biroul său personal, fără prezența altor superiori.
Organizare
Una dintre cele mai importante funcții ale unui secretar este menținerea organizării. Pentru scopurile etichetării în afaceri, mențineți un spațiu de lucru curat și organizat. Evitați crearea de aglomerație pe birou sau în zona dvs. de lucru. Dacă lucrați într-o zonă în care clienții sau alți directori pot fi rugați să aștepte o întâlnire, asigurați-vă că zona este, de asemenea, organizată. Nu lăsați obiecte sau reviste personale împrăștiate în zona de lucru. Păstrați toate fișierele confidențiale și articolele personale în afara vizibilității vizitatorilor.
