Microsoft descrie Calendarul Outlook ca o "componentă de calendar și programare care este complet integrată cu e-mail, contacte și alte caracteristici", permițând utilizatorului să creeze întâlniri și evenimente, să organizeze întâlniri, să vizualizeze orare de grup și să îndeplinească alte sarcini. Outlook include, de asemenea, capabilități de recepționare a notițelor, un jurnal și navigare pe web și permite terților să gestioneze calendarele companiei și individuale din locații îndepărtate. Outlook poate fi configurat și sincronizat cu PDA-ul unui individ sau cu un smartphone pentru capabilitățile și gestionarea calendarului în deplasare.
Deschideți Outlook utilizând un computer personal, un PDA sau un dispozitiv smartphone. Se deschide Outlook pentru a afișa căsuța poștală, aplicația de e-mail. În partea stângă a ecranului găsiți fila Calendar pentru a accesa aplicația pentru calendar.
Faceți clic pe fila Calendar pentru a afișa aplicația calendaristică personală. Calendarul va arăta adesea ziua curentă a rezumatului săptămânii sau săptămânii, listând toate intrările sau întâlnirile anterioare pentru un individ sau mai multe persoane din cadrul companiei.
Găsiți butonul de pornire din partea de sus a ecranului și selectați elemente noi din meniul derulant. Un eveniment, indiferent de tipul acestuia, este un element nou și fiecare eveniment nou trebuie introdus separat.
Selectați fila Eveniment de toate zilele dacă evenimentul va avea loc pe parcursul întregii zile. Cele mai multe evenimente vor avea un timp de început și de sfârșit. Va fi creată o nouă fereastră pop-up de evenimente.
Introduceți un titlu pentru eveniment în câmpul subiect. Subiectul este ceea ce se afișează în vizualizarea sumară a calendarului după crearea evenimentului. De asemenea, trebuie să fie furnizată o locație pentru eveniment.
Faceți clic pe pictograma Opțiuni pentru a indica celorlalți spectatori din calendar starea evenimentului. Indicatorii de stare sunt codați în culori și includ starea "Out of Office", ocupat, gratuit sau starea este tentativa.
Selectați ora de începere și de încheiere a evenimentului din meniul derulant. Dacă evenimentul durează mai multe zile, indicați-l cu timpul de începere și de sfârșit și evenimentul va apărea în mai multe zile în vizualizarea sumară Zi / Săptămână / Lună a calendarului.
Faceți clic pe butonul de salvare pentru a salva evenimentul adăugat și pentru a închide fereastra browserului. Evenimentul ar trebui să fie afișat în vizualizarea sumară Zi / Săptămână / Lună a calendarului. Dacă calendarul se află într-un director public, alții vor putea să vadă evenimentul imediat ce acesta este adăugat.
Repetați pașii de mai sus pentru fiecare eveniment. Evenimentele care nu sunt legate trebuie să fie adăugate calendarului în mod individual. Dacă faceți dublu clic pe o dată din vizualizarea Calendar / Zi / Săptămână / Lună, veți accesa o comandă rapidă pentru fereastra pop-up a evenimentului add-on.
