Ruperea obiceiurilor vechi sau învățarea unor noi este dificilă pentru unii oameni. Acest lucru poate fi o provocare la locul de muncă dacă angajații fac aceeași rutină pentru o lungă perioadă de timp și nu se simt confortabil cu tot ceea ce percep că sunt întreruperi - sau chiar amenințări - la securitatea locului de muncă. Dorința lor de a se adapta la schimbare depinde în mare măsură de modul în care le sunt prezentate schimbările în cadrul politicilor și procedurilor scrise.
Determinarea dacă schimbarea este necesară
O axiomă populară sugerează dacă ceva nu este rupt, nu are nevoie de fixare. La locul de muncă, totuși, un mediu stagnant care se agață de vechiul mod de a face lucrurile "doar pentru că" va cădea în spatele competiției, dacă nu va rămâne la curent cu ideile, tendințele și progresele tehnologice care ar putea ajuta la o performanță mai bună. Acestea includ factori cum ar fi echipamentul de ultimă oră, fuzionarea, externalizarea și chiar reducerea dimensiunii pentru a gestiona mai bine resursele. Înainte de a propune noi politici și proceduri, este esențial să evaluăm modul în care acestea vor aduce beneficii directe și indirecte companiei, cât timp va fi nevoie să le integrați pe deplin în operațiunile și mentalitățile existente, ce modificări propuse vor costa și ce consecințe vor fi dacă compania nu face nimic.
Relevanța și participarea
Ființele umane de orice vârstă, în general, nu le place să li se spună ce să facă, mai ales dacă aceștia consideră că li se ordonă să facă ceva fără un motiv bun. Mai mult, dacă opiniile lor asupra subiectului nu au fost solicitate în prealabil, există o probabilitate mai mare de a se opune rezistenței deoarece ei cred că puterile care sunt - fie că sunt părinți, soți sau șefi - nu respectă lor. Dacă, de exemplu, doriți ca personalul dvs. din front office să înceapă cursuri de limbă spaniolă sponsorizate de companie, trebuie să vedeți legătura dintre acest nou set de competențe și interacțiunile cu clientela vorbitoare de limba spaniolă, care va genera ulterior mai multe afaceri, și să aibă ca rezultat creșteri, prime și comisioane mai mari. Deși nu este întotdeauna practică sau recomandabilă ca fiecare nouă regulă să fie supusă votului în comisie, solicitarea de feedback și angajare a angajaților în mod continuu le permite managerilor să anticipeze reacțiile lucrătorilor la politicile și procedurile tranzitorii.
Trimiterea mesajului
Indiferent dacă introduceți o politică nouă în ceea ce privește securitatea biroului sau furnizați materiale de instruire cu privire la modul de operare a unui nou echipament, trebuie să decideți nu numai modul în care informațiile vor fi ambalate și diseminate, ci și modul în care va fi măsurată eficacitatea acestora. Dacă este o schimbare de politică, de exemplu, trebuie să decideți dacă va fi într-un format de memo, comunicat prin e-mail sau accesat de pe un site intern, pe care angajații îl verifică de obicei pentru actualizări și anunțuri ale companiei. Metoda pe care o alegeți depinde de dimensiunea biroului, urgența problemei și capacitatea lucrătorilor de a-și asuma responsabilitatea. Dacă este vorba despre un document procedural, trebuie să decideți dacă va fi doar text, text cu grafică sau text cu fotografii. Abordarea pe care o alegeți se va baza pe complexitatea sarcinii și materialului, precum și pe intelectul cititorilor țintă. Măsurarea succesului noii politici sau proceduri va fi cantitativă sau calitativă pe baza unor creșteri trimestriale. O nouă regulă ar putea fi, de asemenea, încercată pe baza unui program pilot sau ruptă în segmente mai mici pentru a ușura treptat lucrătorii într-o rutină diferită, spre deosebire de o schimbare radicală care se întâmplă peste noapte. Exemplu: Trecerea la un "birou fără hârtie" va începe cu lucrătorii care învață să opereze echipamentele de scanare, reducând numărul de copii depuse fizic și eliminând complet dulapurile de fișiere.
Consecințe
Când anunți o politică nouă pe care "Casual Friday" este anulată pentru a lustrui imaginea companiei, așteptăm ca angajații să se uite mai profesioniști vineri viitoare când îi vezi. Dacă totuși se îmbracă ocazional, este totuși un produs al uitării pur și simplu a faptului că noua politică a intrat în vigoare (uneori curba de învățare poate fi lentă) sau o decizie deliberată din partea lor de ao ignora. Dacă politica dvs. scrisă nu include nici o mențiune despre modul în care noua regulă va fi pusă în aplicare, va fi dificil să-i atrageți pe cineva să o ia în serios. În elaborarea unei secțiuni pertinente asupra consecințelor, este important să revizuiți limba cu un reprezentant al HR și / sau un avocat pentru a vă asigura că (1) disciplina este adecvată, (2) disciplina este în concordanță cu legile sindicale (3) limba este clară și ușor de înțeles și (4) disciplina este rezonabilă și nu va întrerupe fluxul de muncă. De exemplu, un angajat ar putea fi încântat să citească faptul că "oricine încalcă codul de îmbrăcăminte de vineri va fi trimis acasă imediat să se schimbe" (mai ales dacă ieșirea din muncă pentru o oră sau două a fost exact ceea ce dorea oricum).
