O procedură standard de operare este un document scris care detaliază acțiunile specifice pe care trebuie să le întreprindă pentru a finaliza o sarcină sau un proces repetitiv. SOP-urile nu urmează nicio schiță setată sau șablon, deoarece variază în funcție de organizație și utilizare. De exemplu, un POS pentru operațiunile de producție într-o fabrică de producție ar varia foarte mult de cel stabilit pentru instruirea personalului de vânzări într-un mediu de vânzare cu amănuntul.
Obiective
Întreprinderile pot îndeplini POS-uri pentru reducerea deșeurilor și creșterea profiturilor. O organizație nonprofit poate utiliza un POS pentru a servi mai bine comunitatea. Unele companii utilizează SOP-uri pentru a asigura respectarea reglementărilor guvernamentale sau pentru a îmbunătăți siguranța la locul de muncă. Deși motivele pentru căutarea unei îmbunătățiri pot varia într-o oarecare măsură, indiferent de mediul în care este utilizat un POS, scopul principal este de a îmbunătăți eficiența într-o anumită capacitate.
David Grusenmeyer, asociat la Universitatea Cornell, numește variante într-un sistem de operare "dușmanul" calității și eficienței. Astfel, o procedură standard de operare poate fi utilizată pentru eficientizarea operațiunilor prin stabilirea unui set de pași nemodificați pentru a atinge un obiectiv specific.
De ce să utilizați SOP-urile?
Organizațiile din armata S.U.A. pentru organizațiile non-profit către marile corporații folosesc SOP-uri pentru a:
- Imbunatatirea eficientei.
- Creșteți calitatea.
- Asigurați-vă siguranța.
SOP-urile specifice pot fi scrise pentru liniile de producție, curățarea la locul de muncă, pregătirea angajaților, procesul de salarizare și revizuirile performanței angajaților, printre alte sarcini.
Lucrare pregătitoare pentru crearea POS
Pentru a crea un POS personalizat, Grusenmeyer sugerează câțiva pași:
- Căutați zone în afacerea dvs. unde procedurile standard de operare ar fi benefice.
- Din constatările dvs., indicați una sau două domenii în care succesul este cel mai probabil și profiturile vor fi cele mai afectate.
- Pentru domeniile dvs. de concentrare, treceți pașii necesari pentru a realiza fiecare operațiune și a le clasifica după importanță.
- În cele din urmă, adună o echipă de manageri și angajați cu cele mai multe cunoștințe despre proces și coordonează cu grupul pentru a crea SOP-urile.
Scrierea POS
Denumiți POS și descrieți ce sarcini sunt incluse. În descriere, furnizați detalii despre:
- Cine va face munca.
- Ce materiale și echipamente sunt necesare.
- Ce ar trebui să fie rezultatul final.
Oferiți detalii detaliate pas cu pas despre modul de realizare a sarcinii, până la punctul în care un angajat neaservat poate îndeplini sarcinile în mod corespunzător, urmând ghidul. Educarea tuturor angajaților care vor lucra într-o oarecare măsură cu privire la sarcina cu privire la detaliile POS și vor monitoriza și evalua în mod consecvent POS.
sfaturi
-
Dacă o organizație sau o afacere urma să efectueze o operațiune sau o procedură o dată, cum ar fi pentru un proiect special, un POS ar fi irelevant. Cu toate acestea, atunci când procedurile repetitive fac parte din a face afaceri, crearea unui POS este o bună gestionare a afacerilor.
