Contabilizarea inventarului de combustibil necesită o metodă funcțională de măsurare volumetrică, atât la primirea, cât și la emiterea combustibilului. Factorii de mediu pot provoca un deficit de inventar perceput; de exemplu, la temperaturi înalte, o parte din combustibilul din tancurile nepresurizate se pot vaporiza și, prin urmare, nu sunt disponibile pentru măsurarea volumului lichidului sau chiar scapă atunci când recipientul este deschis pentru a efectua o măsurare manuală. Alternativ, vremea rece poate cauza contracția volumului în stocul de combustibil lichid. Prevenirea furtului prin folosirea mecanismelor de blocare este, de asemenea, importantă pentru menținerea unui inventar precis al combustibilului.
Înregistrați tranzacțiile cu combustibil într-un jurnal de bord Companiile cu mai multe locații ar trebui să aibă un jurnal de bord pentru fiecare locație de distribuire, actualizată periodic de personalul administrativ al site-ului. Șoferii companiei ar trebui să țină un jurnal de tranzacții cu combustibil personal. Vehiculele partajate ar trebui să aibă propriile lor log-in-uri în plus față de jurnalele independente ale conducătorilor auto, astfel încât cele două seturi de date să poată fi transcrise mai târziu. Jurnalul de bord al jurnalului de bord și al șoferului ar trebui să includă și distanța parcursă în fiecare zi pentru a monitoriza eficiența consumului de combustibil.
Combinați periodic datele din jurnalele de bord într-o foaie de calcul pentru a forma o imagine mai largă a utilizării combustibilului organizațional. Companiile cu depozite de combustibil pot folosi datele din jurnalul de bord pentru a determina cantitatea de combustibil rămasă în stoc.
Verificați și înregistrați periodic manual combustibilul în depozit folosind atât indicatoarele mecanizate, cât și un buton manual. Comparând stocul propriu de combustibil cu estimarea foii de calcul tabelar, puteți avertiza compania asupra echipamentului de pompare defectuos sau a furturilor. Potrivit Cantest Solutions Inc., evaporarea combustibilului nu ar trebui să conducă la o discrepanță de măsurare mai mare de 0,125% chiar și pe o zi medie de vară. Discrepanțele semnificativ mai mari decât cele pot indica o problemă.
Blocați pompele și capacele de gaz în orice moment atunci când nu sunt utilizate. Acest lucru previne contracția inventarului din cauza furtului.
Comparați datele de la o lună la urmă utilizând datele din jurnalul de bord și din foile de calcul. Cross-referencingul datelor poate dezvălui tendințele legate de utilizarea combustibilului și poate furniza chiar și un indicator util pentru întreținerea autovehiculului, deoarece înregistrările vor urmări consumul de carburant al fiecărui vehicul.
sfaturi
-
Crearea mai multor foi de calcul bazate pe datele din jurnalul de bord poate permite personalului contabil să urmărească diferiți factori relevanți pentru afacere. Unele companii, cum ar fi o stație de benzină, pot fi mulțumite să înregistreze combustibil simplu și să raporteze rapoarte, în timp ce firmele care utilizează vehiculele din parcul auto pot obține o înțelegere utilă din evidența și raportarea mai complexă a înregistrărilor.
Avertizare
Este important să citiți manual din când în când, în special când gestionați rezervoare de combustibil subteran. Dispozitivele mecanice de citire pot eșua, iar tancurile pot fi scurgeri, ceea ce înseamnă că testul simplu de volum cu o riglă de jojă poate prinde o problemă înainte ca bilele de zăpadă să devină ceva mai sever.
