Luarea de note exacte în timpul unui apel conferință vă poate asigura că aveți o evidență clară a ceea ce sa discutat. Este mai bine să faceți note în cât mai multe detalii în timp ce ascultați decât să încercați să decideți ce este important în timp ce ascultați. Puteți întotdeauna să vă întoarceți și să scoateți din evidență lucrurile importante mai târziu, dar un detaliu aparent nesemnificativ prezentat devreme ar putea avea o importanță mai mare mai târziu în conversație.
Înregistrați apelul
Multe servicii de convorbiri vă permit să înregistrați apelurile. Dacă înregistrați, trebuie să avertizați toți participanții că apelul este înregistrat la începutul apelului. O înregistrare a apelului vă permite să vă întoarceți și să revizuiți apelul ori de câte ori doriți, asigurându-vă că nu pierdeți detalii importante. Metodele la care puteți înregistra apelul variază de la furnizor. Solicitați instrucțiuni pentru înregistrarea apelurilor de la furnizorul dvs..
Apelați participanții
Notați cine este în conferință atunci când începe apelul. Fiți atenți la cine spune ceea ce în timpul apelului și atribuiți declarații importante persoanei care le-a făcut în note. Urmăriți toate sarcinile sau proiectele pe care indivizii își asumă responsabilitatea în timpul apelului și notează cine are atribuția. Dacă este discutată, luați de asemenea note cu privire la ceea ce implică fiecare sarcină.
Subiecte de conversație
Urmăriți fiecare subiect diferit de conversație, precum și sub-subiectele din fiecare. Dacă există o agendă de apel, notați ce subiecte au fost acoperite și ce a fost discutat. Ordinea de zi poate servi drept un contur dur pentru notele dvs. Luați notă de orice actualizări, știri, soluții și idei prezentate în timpul apelului. Conversația naturală poate să sară destul de puțin, însă încercarea de a formata notele în ordine după subiect va fi utilă pentru cei care le revizuiesc.
Formatarea notelor finale
Notele dvs. originale ar putea părea amestecate după terminarea apelului. Organizați notele în secțiuni referitoare la diferitele subiecte abordate în apel. Identificați cine vorbește atunci când vă reformatați notele. Puteți include, de asemenea, un scurt rezumat care evidențiază ceea ce sa realizat sau a decis în timpul apelului sau punctele importante de discuție. Includeți acest rezumat la începutul documentului. De asemenea, puteți crea o altă secțiune care să indice ce sarcini au fost atribuite în timpul apelului și cine este responsabil pentru acestea. Acest lucru permite oficialilor de rang înalt o referință rapidă pentru ceea ce sa întâmplat în timpul apelului, fără a fi nevoie să citiți notele detaliate.
