Indiferent dacă organizați o refugiu de afaceri, aruncați o petrecere pentru o organizație caritabilă sau găzduiți o conferință politică, care să arate respect și bunăvoință față de toți oaspeții dvs., vă asigură că evenimentul dvs. este un succes. Cu toate acestea, întâmpinarea oaspeților distinsi necesită mai multă planificare și atenție. De la eticheta cina până la discursurile introductive la cazare, este important să vă ajutați oaspeții să se simtă confortabil, respectat și apreciat. În același timp, chiar și oaspeții distins pot fi opriți prin mișcare sau presiune constantă pentru a impresiona. Planificați-vă evenimentul astfel încât oaspetele dvs. să aibă timp să se relaxeze și să reîncarce între întâlniri, mese și sesiuni.
Salută-ți personalul. Indiferent dacă vă întâlniți cu un oaspete remarcabil la aeroport sau chiar înaintea unei întâlniri oficiale de afaceri, îl întâmpinați cu un handshake prietenos și o scurtă introducere. Continuați să introduceți oaspeților dvs. oricare dintre asociații dvs. care îi însoțesc. De exemplu, ați putea spune: "Dna.Oaspete important, aș dori să vă prezint reprezentantului publicitar al organizației noastre, domnul Jack Jackson."
Prezentați-vă oaspetele cu o agendă a evenimentelor care descrie orele și locațiile de întâlnire, mesele organizate, activitățile de grup și perioadele de nefuncționare. Familiarizați-vă pe oaspeți cu întâlnirea sau cu facilitățile evenimentului, continuând să o introduceți în asociații pe care îi introduceți în timpul procesului.
Asigurați-vă oaspeților dvs. cât se poate de confortabil. Dacă evenimentul dvs. solicită cazare peste noapte, dispuneți de camera rezervată cu mult timp în avans. Aveți o copie a agendei evenimentului în cameră, precum și informații de contact pentru dvs. și pentru alți planificatori de evenimente. În plus, asigurați-vă că sălile de ședință sunt curate, organizate și bine marcate.
Urmați eticheta de ședere pentru petreceri formale. Distinctul dvs. oaspete ar trebui să fie așezat în partea dreaptă a gazdei. Cardurile de plasare pot fi folosite pentru a identifica aranjamentele de ședere pentru oaspeți.
Scrieți și executați un discurs scurt, dar profesionist, pentru a vă prezenta oaspetele dvs. distins dacă este programat să vorbească la o întâlnire, la prânz sau la cină. În caz contrar, întâmpinați-vă oaspetele cu observații succinte despre poziția sau onorurile sale la orice întâlnire sau eveniment în care este participant. Pentru un discurs introductiv, trebuie să vă pregătiți în avans, să dezvoltați o scurtă schiță biografică a vorbitorului dvs., cercetând acreditările, realizările și onorurile sale. Un discurs introductiv ar trebui să abordeze subiectul în discuție, relevanța subiectului și o scurtă trecere în revistă a prerogativelor vorbitorului. Salvați numele său pentru ultimul, atât pentru a construi impuls și ca un indiciu pentru public pentru a primi oaspete.
