Cum să transferați date pe hârtie în date electronice

"Biroul fără hârtie" nu poate fi niciodată realizat în proporție de 100%. În ciuda utilizării grele a calculatoarelor, aproape toate întreprinderile încă mai au nevoie de documente pe hârtie. Aceasta reprezintă o provocare atunci când întreprinderile dependente de calculator trebuie să interfereze cu date din formulare pe suport de hârtie. "Conversia" datelor fizice în sistemele virtuale poate fi realizată prin introducerea manuală a datelor, imagistica documentelor și recunoașterea optică.

Elementele de care aveți nevoie

Documentele de hârtie
Buget pentru echipamente și personal

Definiți obiectivele și nevoile dvs. de afaceri. Determinați dacă capturați plăți pentru clienți, procesați aplicații sau arhivați documente interne. Aflați dacă trebuie să salvați imagini reale ale documentelor pentru stocarea electronică sau pur și simplu trebuie să capturați datele de pe hârtie într-o bază de date computerizată. Efectuarea acestor determinări vă va ajuta să decideți ce sistem de procesare a datelor se va potrivi cel mai bine nevoilor dumneavoastră.

Soluții de software pentru întreprinderi de cercetare. Solicitați informații despre software și furnizori din partea companiilor care captează date similare cu ceea ce intenționați să faceți. Întrebați dacă puteți vizita site-urile de lucru care fac conversia de tip "hârtie la electronică" pe care intenționați să o faceți. Cea mai bună modalitate de a alege un sistem este să îl vezi în acțiune. Dacă capturați doar un volum mic de date din formulare, puteți scăpa cu o persoană tastând date într-o foaie de calcul Excel. Dar în afacerile moderne, probabil că nu este cazul. Probabil că va trebui să găsiți un sistem software, și poate chiar un hardware nou, dacă captarea de documente / imagini face parte din planul dvs.

Comparați soluțiile software pe care le-ați cercetat și alegeți una. Contactați distribuitorul sau distribuitorul de software pentru a începe procesul de achiziționare a sistemului și instalarea acestuia. Primul pas, cunoscut în general ca o "descoperire", este când vânzătorul se deplasează pe site-ul dvs. pentru a vă determina nevoile exacte și cea mai bună soluție pentru ele.

Rămâneți angajat cu furnizorul în timpul descoperirii și pe parcursul instalării. Puneți multe întrebări și luați-vă proprietatea asupra proiectului; să încurajeze orice angajat care va efectua activități de capturare a documentelor și de introducere de date pentru a face același lucru.

Testați complet sistemul. Dacă există vicii sau lacune în soluție, este mai bine să le găsiți în timp ce vânzătorul este la fața locului. Acest lucru va face rezolvarea problemelor și rezolvarea mult mai rapidă.