Având o afacere mică, adesea înseamnă că mai puțini oameni sunt disponibili, au mai puțin timp și deseori trebuie să facă mai multe sarcini diferite deodată. A seta procedurile de birou poate economisi timp, stres și bani pentru toți cei implicați. Procedura standard înseamnă că toate părțile știu cum să procedeze în activitățile lor zilnice și unde este responsabilitatea finală.
Problemele resurselor umane
Resursele umane reprezintă un domeniu în care politicile și procedurile predeterminate pot elimina cel mai mult confuzia și conflictul. Ar trebui să existe proceduri clare privind absențele, utilizarea telefonului, plata în caz de boală, solicitările de concediu, aspectele legate de asigurările de sănătate și siguranța spațiului de lucru. Este adesea o idee bună să compilați un manual, indiferent cât de mic, pentru a oferi răspunsuri pentru diferite probleme înaintea problemelor. Conflictele angajaților, furtul, hărțuirea, violența la locul de muncă și alte probleme importante pot fi îndreptate cu politici și proceduri clare de gestionare a acestor situații. Comentariile și avertismentele angajaților pot fi acoperite, precum și datele pachetului de beneficii și alte întrebări.
Sarcinile de serviciu
În special, birourile mici pot avea dificultăți în a descrie îndatoririle exacte ale personalului. Confuzia poate fi eliminată, asigurându-se că angajații știu care sunt sarcinile pe care le implică și ce taxe suplimentare le-ar putea solicita să le acopere. Acest lucru poate necesita diagrame organizatorice care să indice cine preia atunci când alții nu mai sunt în birou în zilele bolnave sau în timpul concediilor. Ștergerea clară a celor care au ultimul cuvânt în anumite domenii poate merge mult spre prevenirea confuziei și a sentimentelor grele din cadrul rețelei de birouri. Potrivit Smallbiztrends.com, managerul de birou este cel mai probabil cel care va lua o sarcină suplimentară, cum ar fi resursele umane, achizițiile și preocupările în domeniul tehnologiei informației, care depășesc îndatoririle tradiționale ale clerului.
Proceduri financiare
Costurile pot scăpa rapid atunci când conduceți o afacere mică, astfel încât un program de contabilitate de birou prietenos cu utilizatorul este esențial pentru procedurile bune de birou. Conturile plătibile și operațiunile de încasat în fiecare zi pot fi accesate cu ușurință pentru a vă asigura că afacerea funcționează în cadrul constrângerilor bugetare. Accesul la datele financiare poate fi limitat la cei care trebuie să știe. Procedurile de gestionare a numerarului și a achizițiilor mici ar trebui să fie clare, cu păstrarea ușoară a evidenței. Formularele trebuie să fie standardizate pentru probleme de achiziție, inventar, facturare și întreținere.
