Fiecare companie, mare sau mică, completează proiecte în cursul normal al afacerilor. Unele proiecte sunt finalizate fără probleme, în timp ce altele nu se coboară niciodată. Proiectele care au fost finalizate cu succes au fost, de obicei, începute folosind un cadru de management al proiectelor pentru a rupe proiectul în piese ușor de gestionat.
Definirea cadrului de management al proiectelor
Universitatea Monash, una dintre cele mai mari universități internaționale din Australia, definește un cadru de management al proiectelor ca un set de instrumente de proces și șabloane concepute pentru a fi utilizate împreună pentru a gestiona un proiect prin intermediul ciclului său de viață. În termeni simpli, un cadru de management al proiectului este modul în care un proiect este gestionat până la finalizare. Un proiect are un ciclu de viață natural care începe înainte de a începe și evoluează până la finalizarea proiectului. Există etape naturale ale unui proiect: inițierea, planificarea, executarea, controlul și închiderea. Universitatea din North Texas oferă o resursă detaliată de management al proiectului, Manualul de management al proiectului, care detaliază importanța fiecărei etape.
iniţierea
Acesta este începutul unui proiect care oferă ocazia de a oferi părților interesate motive specifice privind valoarea proiectului. Părțile interesate pot fi oricine direct sau indirect afectat de proiect. Etapa de inițiere cere directorului de proiect să definească scopul și obiectivele proiectului, să identifice sponsorul proiectului și suma totală a resurselor proiectului și să identifice necesitatea proiectului.
Planificare
Această etapă se confruntă cu o anumită suprapunere cu inițierea, dar este, în general, definită ca o asociere cheie a factorilor de planificare cu proiectul. Unele activități cheie de planificare sunt: planuri bugetare, planuri de timp, plan de achiziții publice, cerințe de echipă de proiect și recrutare și riscuri de proiect.
executare
Faza de execuție este cea mai lungă etapă a ciclului de viață al proiectului și implică măsurarea tuturor sarcinilor finalizate prin evaluarea sarcinilor în raport cu măsurile de calitate stabilite de părțile interesate. Pentru ca acest proces să aibă succes, măsurile de calitate trebuie să se potrivească definiției SMART. Toate măsurile trebuie să fie specifice, măsurabile, realizabile, realiste și în timp util.
Controlul
Această etapă asigură că toate sarcinile atribuite diferitelor faze ale proiectului au fost analizate și au respectat standardele de calitate ale proiectului. Această etapă este similară cu etapa de execuție, însă scopul acesteia este de a măsura performanța proiectului, de a compara performanța reală cu performanța așteptată și de a remedia eventualele discrepanțe în performanța sau calitatea proiectului.
Închidere
Ultimul pas al ciclului de viață al proiectului poate fi cel mai important; pentru ca un proiect să fie considerat finalizat, toate sarcinile proiectului trebuie finalizate cu succes. Etapa finală a unui proiect cere managerului de proiect să finalizeze un audit al proiectului, să organizeze întâlniri finale ale proiectului și să trimită și să trimită toate documentele legate de proiect. Odată ce documentele au fost depuse, managerul de proiect trebuie să prezinte un raport de închidere a proiectului și să aprobe raportul de către comitetul director sau sponsorul proiectului.
