Multe companii, atât mari, cât și mici, utilizează cardurile de credit emise de companie ca o modalitate prin care angajații pot efectua achiziții mici sau pot plăti alte cheltuieli legate de afaceri. Pentru a reduce posibilitatea utilizării incorecte, politicile bine definite privind utilizarea cardului ar trebui să fie comunicate angajaților și supraveghetorilor acestora. Aceste politici ar trebui să abordeze aspecte precum utilizarea adecvată, securitatea, limitările și procedurile de revizuire.
Responsabilitățile deținătorului cardului
Angajații selectați pentru a primi cărți de credit de afaceri ar trebui să fie responsabili pentru securitatea cardului, precum și pentru confidențialitatea informațiilor legate de companie. Această responsabilitate ar trebui să includă păstrarea cardului într-o locație sigură, protejarea numărului de identificare personal al cardului și revizuirea declarațiilor pentru activități frauduloase. Cardurile de credit ale companiei nu ar trebui folosite niciodată de nimeni altul decât titularul cardului. Cardurile pierdute sau furate trebuie raportate emitentului cardului și companiei cât mai curând posibil.
Limite de cheltuieli
Cardurile de credit ale companiei ar trebui să includă limite de cheltuieli în funcție de nevoile anticipate ale angajatului. Aceste limite ar trebui comunicate angajatului, în momentul emiterii și respectate cu strictețe. Angajații trebuie să se asigure că utilizarea nu depășește această limită sau să suporte penalități sau taxe suplimentare. Cardurile de credit ale companiei nu trebuie folosite niciodată pentru avansuri în numerar.
Utilizarea rapoartelor
Angajații ar trebui să fie responsabili pentru rapoartele de utilizare periodică către supraveghetorul desemnat.Aceste rapoarte ar trebui să includă o explicație detaliată a tarifelor individuale, a chitanțelor originale și a codurilor corespunzătoare de contabilitate ale societăților. Aceste informații trebuie anexate la extrasul lunar aplicabil și trimise cu suficient timp pentru a evita onorariile de întârziere.
Utilizare personală
Cu excepția cazului în care este inclus în pachetul de compensare al angajaților, utilizarea personală a unui card de credit al companiei nu ar trebui permisă. Utilizarea personală ar trebui să fie definită ca orice taxe care nu sunt direct legate de funcționarea afacerii sau cheltuielile aferente. Utilizarea personală într-o situație de urgență ar trebui să necesite o explicație suplimentară și o rambursare imediată către companie.
Utilizarea revizuirii
Revizuirea utilizării cardului de credit al angajatului ar trebui efectuată în mod regulat. Această revizuire ar trebui să fie efectuată atât de către supraveghetorul imediat al angajatului, cât și de către un membru al departamentului de contabilitate de afaceri. Supraveghetorul angajatului ar trebui să fie considerat responsabil pentru determinarea utilizării ca fiind adecvată și adecvată pentru responsabilitățile angajatului. Departamentul contabil trebuie să se asigure că plățile și creditele sunt prelucrate în mod corespunzător, iar limitele de utilizare nu au fost depășite.
