Indiferent dacă găzduiți un refugiu corporativ, o convenție sau un alt eveniment special, vorbitorii invitați vă pot oferi publicului perspective noi și beneficiile expertizei. O listă de verificare vă poate ajuta să organizați aranjamentele astfel încât totul să se desfășoare fără probleme. Din motive de organizare, divizați lista de verificare în domenii: călătorie, finanțe, tehnologie, adresa și nevoile vorbitorilor. Gazda și vorbitorul pot crea liste de verificare în aceste categorii pentru a se asigura că evenimentul nu are complicații.
Aranjamente de călătorie
Oaspeții vorbitori, fie ei plătiți sau voluntari, trebuie de obicei să călătorească în misiunea de vorbire. Acest lucru poate implica planuri importante de călătorie, cum ar fi biletul de avion și hotel, sau o plimbare cu mașina. Depinde de organizația gazdă să facă aranjamentele. Aflați de unde vine vorbitorul, ce fel de transport va avea nevoie și preferințele pentru ora sosirii și plecarea.De asemenea, obțineți informațiile pertinente ale vorbitorului, cum ar fi data nașterii, care este necesară pentru unele rezervări. Apoi, lista de verificare ar trebui să includă călătoriile de rezervare - rezervarea unui hotel, dacă este necesar, și aranjarea pentru transportul la sol, cum ar fi o mașină. Adăugați o notă pentru a confirma toate aranjamentele cu câteva zile înainte de angajament. Listele de verificare ale vorbitorilor ar trebui să includă furnizarea gazdei cu informații și confirmarea detaliilor.
Aranjamente financiare
Elementele de pe lista de verificare a gazdei ar trebui să includă confirmarea faptului că plata a fost făcută difuzorului. Adesea, vorbitorii sunt plătiți o parte înainte de eveniment ca un tip de agent de reținere și o parte după încheierea cu succes a angajamentului. În acest caz, faceți două elemente din lista de verificare, astfel încât să nu uitați. Lista de verificare financiară a vorbitorului ar trebui să includă furnizarea gazdei cu toate detaliile relevante, cum ar fi adresa sau numărul contului pentru depozitul direct, precum și confirmarea faptului că plata a fost efectuată.
Nevoile tehnologice
Mulți vorbitori invitați utilizează tehnologia ca parte a adresei lor. Oaspeții vorbitori ar trebui să facă o listă a tot ceea ce vor nevoie - inclusiv laptop-uri, proiector și ecran, cabluri, pointer, microfon și așa mai departe. Gazda ar trebui să solicite aceste informații și să adauge articole practice, cum ar fi cordoane de alimentare, laptop-uri de rezervă și o persoană tehnică la îndemână pentru a rezolva orice problemă.
Discursul și materialele
Organizațiile gazdă ar trebui să clarifice ceea ce caută de la vorbitor. Aceasta poate include un anumit subiect de abordat sau mai multe detalii practice, cum ar fi lungimea adresei. Faceți o listă a tuturor lucrurilor și trimiteți-le difuzorului. Pentru vorbitor, această listă de verificare trebuie să includă finalizarea și editarea adresei. De asemenea, difuzorul ar trebui să verifice crearea de copii duplicate ale discursului și materialelor suport, cum ar fi un PowerPoint. Gazda și vorbitorul ar trebui să colaboreze în prealabil pentru a determina dacă vorbitorul va furniza o copie în avans a adresei, poate pentru mass-media sau pentru un interpret de limbaj de semnalizare.
Grijă pentru difuzor
Această secțiune a listei de verificare este pentru gazdă, nu pentru difuzor. Vorbitorul dvs. ar trebui tratat ca un VIP pentru eveniment. Atribuirea unei persoane care să acționeze în calitate de persoană de legătură și de intervenție pentru vorbitor și să îi dea vorbitorului informațiile de contact ale persoanei desemnate. În ziua evenimentului, asigurați-vă că managerul știe unde să salute difuzorul și oferă toate actualizările necesare evenimentului și detalii importante. De asemenea, managerul ar trebui să introducă difuzorul pentru persoanele importante din organizație. Adăugați elemente la lista de verificare care asigură confortul difuzorului în timpul evenimentului, cum ar fi sticle de apă la podium. În cele din urmă, adăugați elemente din lista de verificare pentru a vă reaminti să le mulțumiți vorbitorului după eveniment - poate cu o notă scrisă de mână sau cu un aranjament floral - și să finalizați plățile.
