Organizarea unui birou de avocați este o modalitate excelentă pentru paralegali, secretari juridici și asistenți juridici pentru a sprijini avocații. În birourile mici de avocatură, avocații ar trebui să se organizeze chiar și ei. Majoritatea oficiilor de avocatură au un sistem centralizat de depunere, iar dosarele de caz sunt verificate la avocați numai atunci când sunt necesare pentru lucrul cu cazurile. Deoarece avocații își petrec timpul întâlnindu-se cu clienții, participând la procedurile judiciare, depunând depoziții și executând alte activități, depind de organizarea birourilor pentru a găsi documente atunci când este necesar.
Cazuri prospective
Fiecare avocat din cabinetul de avocați are nevoie de un sistem de urmărire a informațiilor legate de cazuri potențiale.Jim Wirken, avocat al procesului civil și președinte al consiliului de administrație al grupului Wirken Law din Kansas City, recomandă să se utilizeze un formular numit Raportul prospectiv nou. Acest formular standard ajută un avocat să urmărească informațiile potențiale ale unui client, să păstreze note despre conversațiile referitoare la materie și să înregistreze timpul petrecut în consultanță în această privință. Dacă un fișier de caz este deschis mai târziu, un avocat sau o persoană de suport poate folosi acest formular pentru a crea un fișier de hârtie și un fișier nou într-un sistem de bază de date de gestionare a cazurilor.
Organizarea fișierelor
Organizarea fișierelor este cheia organizării unui birou de avocatură. Acest proces este important pentru organizarea dosarelor de caz și pentru organizarea înregistrărilor contabile. Organizarea fișierelor ajută, de asemenea, un birou de avocatură să contracareze percepțiile clienților cu privire la malpraxis și să faciliteze păstrarea clienților. Pentru fișierele de hârtie, un birou de avocatură trebuie să dezvolte un sistem pentru organizarea fiecărui dosar de fișiere. De exemplu, în fiecare secțiune a unui fișier, același tip de documente ar trebui plasat de fiecare dată. În fiecare secțiune, documentele pot necesita file colorate (cu numere sau date) pentru a indica unde începe și se termină fiecare document. Lucrările ar trebui să fie depuse în ordine cronologică, fie cu cel mai recent document din partea de sus, fie în partea din spate a fiecărei secțiuni.
O firmă de avocatură poate să dezvolte un ghid de dosar pentru fișiere și să o furnizeze tuturor angajaților. Noii grefieri pot necesita instruire pentru a înțelege ghidul de fișiere. Avocații și personalul de asistență juridică ar trebui să se bazeze pe personalul profesionist de depunere pentru majoritatea sarcinilor de depunere.
Stocarea electronică a datelor
O organizație poate, de asemenea, să utilizeze un sistem de baze de date pentru gestionarea cazurilor pentru a urmări cazurile și informațiile contabile. Unele sisteme de gestionare a bazelor de date includ abilitatea de a atașa faxuri, documente electronice și documente scanate în fișiere de dosare din baza de date electronică. Unele sisteme de baze de date sunt utile în mod special pentru sarcini non-rutine, cum ar fi verificarea dacă un avocat are un conflict de interese în reprezentarea unui client (ceea ce ar putea duce la o încălcare etică).
Angajații și avocații ar trebui să beneficieze de instruire în ceea ce privește modul de utilizare a acestui sistem de gestionare a bazelor de date pentru stocarea electronică a informațiilor. Un birou de avocați poate dori să limiteze profilurile utilizatorilor care pot introduce sau șterge înregistrări pentru a preveni pierderea unor informații importante despre clienți.
