Cum să scrieți o hârtie de puncte vorbitoare

Subiectele de discuție conțin liste de fapte și idei cheie referitoare la un anumit subiect sau eveniment. Folosit pe scară largă în relațiile cu publicul și în comunicații, documentele de discuție îi ajută pe cei care au responsabilitatea de a vorbi publicului să furnizeze informații clare, corecte și coerente. Lucrările de puncte de discuție sunt folosite atât pentru a ajunge la informarea publicului, cât și pentru a răspunde anchetelor publice în timpul crizelor. Prin "vorbind cu o singură voce", utilizând o hârtie de puncte de discuție partajată, o organizație poate crește eficiența programului de comunicare.

Scrierea unui document de puncte de vorbit

Înainte de a începe lucrul la hârtia de puncte de discuție, va trebui să fiți sigur că aveți informații exacte. Căutați pe cei care sunt cei mai implicați. De exemplu, dacă trebuie să creați puncte de discuție cu privire la o problemă bugetară, vorbiți direct cu un director executiv cu supravegherea bugetului. Nu vă bazați pe cuvântul din gură. Adresați-vă întrebărilor sursă detaliate și cereți-le să încerce să nu "rotească" sau să sugerați detaliile. Asigurați-vă că ați luat note detaliate.

Hârtia dvs. de discuții va conține o serie de puncte de glonț, fiecare cu una sau mai multe propoziții care o urmează. Nu este nevoie de o introducere sau alt text. Titlu: "Informații pentru public". Nu marcați hârtia pentru puncte de vorbă ca fiind "confidențială". Nu încercați să ascundeți nimic, iar informațiile despre hârtia de punct de discuție sunt pentru public.

Începeți cu fapte: cine, ce, unde și când. Puneți-vă în pantofi unei persoane care nu are cunoștințe despre afacerea sau organizația dvs., despre istoria sa sau despre activitățile recente. Primul tău punct trebuie să menționeze pur și simplu faptele situației. De exemplu: "La 1 iulie, Compania X va reduce cu 30% forța de muncă pe plan local în fabricile din Oregon și Idaho". Aceste informații de bază sunt furnizate în punctele de discuție, astfel încât cei care furnizează informațiile nu fac din greșeală o greșeală de fapt, ducând la confuzie.

Următoarele gloanțe ar trebui să furnizeze informații mai detaliate despre proces sau activitate. Dacă hârtia de puncte de discuție răspunde unui eveniment negativ, împărtășiți informații pozitive, dar nu încercați să subestimați negativul. Mass-media și publicul vor dori informații despre detalii. De exemplu: "Care este procesul de notificare a lucrătorilor atunci când acestea vor fi reziliate? Va fi plata de compensare sau recalificare?" Încercați să anticipați aceste întrebări și să aveți gata răspunsuri. Rețineți că formularea pe care o alegeți pentru fiecare dintre aceste puncte va fi reutilizată de cei care difuzează știrile.

Punctele finale ale glonțului din hârtia de puncte de discuție trebuie să se concentreze asupra mesajului esențial pe care doriți ca vorbitorul să îl plece. Acesta ar putea fi un fapt cheie, un plan sau o viziune. De exemplu: "Ne sunt întristate de problemele pe care le cunoastem familiile care se vor confrunta ca urmare a acestei decizii, dar sunt pline de speranta cu redresarea economica ca acestea vor fi reduceri pe termen scurt". Nu includeți, în niciun caz, în punctele de discuție punctele de hârtie pe care nu doriți ca purtătorul de cuvânt să-l facă. Punctele de discuție nu sunt documente private și pot fi citite de mass-media.

Odată ce ați terminat lucrarea de discuție, întâlniți-vă cu cei implicați și cu liderii de vârf din organizația dvs. pentru a le examina. Includeți orice feedback și dezvoltați o listă de distribuție care să includă pe cei care vor fi probabil rugați să vorbească sau să facă schimb de informații cu publicul. Aceasta ar putea include directorul sau conducătorul implicat, un purtător de cuvânt, alții implicați în comunicarea la organizația dvs. și personalul cu roluri care implică publicul.